Стоимость подбора персонала: как посчитать, чтобы не слить бюджет компании

Для чего проводить расчет затрат на персонал

Определение стоимости подбора позволяет работодателю оценить расходы, которые он понесет, если приступит к поиску сотрудника конкретной специальности, а также сравнить предполагаемые затраты на рекрутинг с другими управленческими решениям, выбрав наиболее выгодный в финансовом плане вариант.

5 случаев, когда стоит рассчитать стоимость подбора сотрудников:

1. Нужно подготовить годовой или квартальный бюджет на поиск работников.
2. Предстоит массовый набор, расширение штата или закрытие сложной позиции.
3. Следует определить рентабельность и выбрать рациональную стратегию работы с персоналом — искать нового сотрудника или повышать оклад, обучать, перераспределять нагрузку, продвигать по службе штатных специалистов.
4. Запланирован поиск работника на должность, которой раньше не было в организации.
5. В компании нет рекрутера. Руководителю необходимо понять, что выгоднее — распределять функции по другим сотрудникам, нанимать специалиста в штат или передавать задачи на аутсорс.

Факторы, влияющие на стоимость подбора

Расчет стоимости подбора персонала дает только примерное представление о предполагаемых затратах, а полученные данные не являются постоянными и колеблются с течением времени. Сумма расходов может существенно меняться даже по одной и той же должности, так как в момент размещения вакансии действуют иные внутренние и внешние условия.

Факторы, которые могут повлиять на итоговую стоимость подбора:

• Временные критерии — срочность закрытия позиции и длительность поиска. Чем скорее нужен работник, тем больше ресурсов требуется, и выше становятся затраты. Но и в обычном случае, если процесс затягивается, то расходы пропорционально растут.
• Источник подбора, который будет использоваться — внутренний или внешний. Рекрутинг силами сторонних агентств обходится дороже, но каждый вариант имеет свои преимущества.
• Количество вакансий, над которыми HR-менеджер должен работать параллельно. Чем их меньше, тем больше времени сотрудник отдела персонала может отвести на поиск, сокращая этим затраты.
• Уровень открытой позиции в структуре фирмы. Стоимость подбора линейного персонала будет ниже, чем поиск квалифицированного топ-менеджера.
• Активность соискателей на рынке труда. Сезонные всплески и спады, а также экономическая обстановка в отрасли и стране могут изменить стоимость подбора в большую или меньшую сторону.
• Уровень предлагаемой оплаты и корпоративные бонусы. Сильный бренд и достойное вознаграждение позволят расширить круг привлекательных претендентов и уменьшить затраты. Иногда известная компания может минимизировать расходы, даже не открывая вакансию, — достаточно обратиться к кандидатам, самостоятельно присылающим резюме для включения в базу претендентов.
• Характер занятости — постоянный или временный. В последнем случае поиск может затянуться из-за желания соискателей иметь стабильное место работы.
• Редкость специальности на рынке труда. Чем она выше, тем сложнее найти и привлечь кандидата. Кроме того, возможно, потребуются дополнительные расходы на оценку квалификации соискателя с помощью особых инструментов или экспертов.

Оценивайте компетенции кандидатов

Вместе с TestWork

Получить доступ

Что входит в затраты на подбор персонала

Чтобы подсчитать, во сколько компании обойдется подбор специалиста, нужно правильно определить все связанные с процессом затраты и затем суммировать их. Условно выделяют прямые и дополнительные виды расходов. Перечень входящих в каждую группу элементов и степень их детализации определяются работодателем.

Прямые затраты

К этой категории относятся те расходы, без которых проведение подбора в принципе невозможно. Список будет индивидуален для каждой компании, но чаще всего в него включают трудозатраты всех вовлеченных специалистов, вложения для продвижения вакансии и стоимость используемых инструментов оценки. Все элементы учитываются в перечне из расчета на поиск одного сотрудника.

Трудозатраты HR-менеджера 

Один из основных показателей, который нужно определить при расчете стоимости подбора персонала. Чтобы узнать его, потребуется проанализировать деятельность HR-менеджера на каждом этапе поиска специалиста и разбить ее на отдельные операции.

Шаги, которые нужно детально описать:

• подготовка и размещение информации о вакансии;
• общий поиск кандидатов;
• проведение отбора среди соискателей;
• организация адаптации.

Работодатель может менять перечень по своему усмотрению, допустим, исключив расходы на онбординг. Пример описания элементов для подготовительного этапа:

После составления списка операций нужно определить их среднюю длительность и увеличить на оптимальное количество повторений, необходимое для достижения результата. Полученный итог нужно умножить на размер заработка HR-менеджера.

Пример: средняя часовая ставка рекрутера — 250 ₽. Предполагается, что за время отбора специалисту придется провести 10 телефонных интервью и 5 очных встреч, а также присутствовать при общении руководителя с двумя лучшими претендентами. Тестирование не запланировано. Расчет по этому этапу выглядит следующим образом:

Трудозатраты руководителя подразделения

Непосредственный начальник играет значимую роль в подборе. Затраты его рабочего времени на выполнение операций, необходимых для рекрутинга, также следует зафиксировать и включить в общий расчет.

Расчет аналогичный: сначала нужно выделить операции, которые руководитель выполняет на каждом из этапов подбора, затем указать их длительность и требуемое количество. Итоговую цифру следует умножить на средний заработок начальника:

Затраты на продвижение вакансии

В эту категорию входят расходы на размещение и продвижение сведений о вакансии с помощью любых ресурсов. Например, это могут быть затраты на:

• публикацию информации об открытой позиции на сайтах подбора или в соцсетях;
• поднятие объявления в топ;
• размещение ролика или бегущей строки на ТВ, баннеров на рекламных щитах, листовок в транспорте;
• доступ к базам резюме, контактам;
• таргетированную рекламу;
• возмещение по реферальным программам сотрудникам.

Сумму всех расходов нужно определять из расчета на одну вакансию и одного кандидата. Например, если реклама на ТВ стоимостью 15 000 ₽ привела в штат компании 5 работников, то затраты на привлечение одного сотрудника с помощью этого ресурса составят 5 000 ₽. Если на доступ к базе резюме потрачено 9 000 ₽, но при этом данные соискателей просматривались для трех разных позиций, то расходы на этот источник составят по 3 000 ₽ на каждую должность.

Прочие расходы

Проведение подбора сотрудников может потребовать и других затрат. Их тоже стоит учесть при общем расчете. Что может войти в эту категорию:

• трудозатраты иных работников (специалистов службы безопасности для проверки или собеседования, охраны труда для проведения инструктажа, кадрового работника для оформления документов на прием, бухгалтера на формирования расчета);
• стоимость медицинского осмотра, оформления санкнижки, допусков (если они обязательны);
• затраты на использование специальных инструментов оценки (платформ тестирования, опросников и тестов) или приглашение экспертов;
• расходы на привлечение сторонней фирмы для проведения подбора;
• компенсацию сотруднику, который будет исполнять обязанности на время поиска основного специалиста;
• затраты на интернет и мобильную связь для общения с соискателями.

Дополнительные затраты

Эти вложения не являются обязательными для организации подбора, но могут включаться в расчет по желанию работодателя. Проводимые мероприятия позволят ускорить процесс поиска, дать конкурентное преимущество компании, либо минимизировать трудности в адаптации нового работника и избежать его быстрого увольнения. Также перечень расходов может содержать сумму, которая потребуется при незапланированном расторжении договора с действующим работником.

Дополнительные затраты при определении стоимости подбора персонала:

• оплата проезда иногородних соискателей до места проведения собеседования;
• компенсация переезда или временная аренда жилья;
• выплаты увольняющемуся сотруднику (заработная плата, премия, компенсация основных и дополнительных отпусков, выходные пособия при увольнении по соглашению сторон или в соответствии с ТК РФ);
• затраты времени основного работника на передачу дел новому;
• компенсация за наставничество;
• оплата необходимого корпоративного обучения;
• покупка спецодежды;
• разница между заработной платой текущего работника и рыночным уровнем;
• потери из-за низкой продуктивности на время адаптации новичка;
• затраты, которые ежедневно будет нести фирма, если не удастся найти сотрудника в срок и т. д.

Также можно включить в расчет косвенные расходы, нацеленные на долгосрочную перспективу, а не моментальный эффект. Например, подготовку презентационного ролика, визиток и выступления в вузе, прохождение практики студентов на предприятии и вознаграждение их кураторам.

Такие мероприятия не только улучшают бренд работодателя, но и действенны для привлечения узких или редких специалистов, конкуренция за которых высока. Стоимость затрат в итоге может оказаться ниже, чем подбор и зарплата готового сотрудника с высокой квалификации.

Как посчитать стоимость подбора персонала

Чтобы рассчитать стоимость затрат на наем одного работника, нужно предварительно утвердить список всех необходимых вложений в процесс. Далее их потребуется суммировать.

Формула определения стоимости подбора персонала: СП = ТЗ + РП + ИОиДР + ДЗ + НВ, где:

• ТЗ — оплата трудозатрат сотрудников;
• РП — расходы на продвижение вакансии;
• ИОиДР — иные основные и дополнительные расходы;
• НВ — размер вложений на непредвиденные ситуации (желательный показатель — 5-10% от базовой суммы);
• СП — стоимость подбора.

Производить вычисления и фиксировать результат можно любым способом: в текстовом документе, файле Excel или с помощью доработанного функционала программ учета. В качестве основы для составления собственного варианта расчета себестоимости найма персонала рекомендуем использовать пример табличного калькулятора. Элементы можно дополнять или удалять, располагать на разных страницах или одной общей.

Подведем итоги

Чтобы правильно произвести расчет стоимости подбора персонала, нужно определить перечень связанных с процессом затрат и суммировать их. Чаще всего в список обязательных вложений включают оплату труда штатных специалистов и бюджет на продвижение вакансии. Работодатель вправе сам устанавливать, что именно считать расходами, необходимыми для найма сотрудников, и дополнять базовый список.