Как провести оценку ответственности персонала

Что такое ответственность

Ответственность ― это понимание последствий своих действий и готовность при необходимости прикладывать дополнительные усилия для решения поставленных задач. Соискатели часто указывают данное качество в резюме, не ощущая языковых тонкостей. Они путают ответственность с исполнительностью, инициативностью и обязательностью, не видя принципиальной разницы между понятиями.

При планировании оценки ответственности работника, например, путем опроса, определите с собеседником значение термина и признаки, которые его характеризуют.

Например, безответственностью нельзя назвать разовые ошибки, которые сотрудник совершает в начале карьеры или в процессе реализации новой задачи. Однако в таком случае важно обращать внимание, как человек анализирует полученный опыт, и какие выводы из него он делает.

Негативными признаками можно считать, если подчиненный:

1. В отчетах преувеличивает свои усилия и преуменьшает усилия коллег.
2. Избегает проявления инициативы в рабочих вопросах.
3. Эмоционально реагирует на обвинения в свой адрес.
4. После анализа проблемы не выстраивает путь решения или допускает повторную аналогичную ситуацию.
5. Не присваивает себе негативный опыт, а ищет причину во внешних обстоятельствах.

Такое поведение указывает на неблагонадежность подчиненного. Но для объективной оценки ситуации, сначала стоит проанализировать условия, которые окружают сотрудника.

Нередка ситуация, когда рабочие проблемы, о которых подчиненный безуспешно пытается донести, не зависят от качеств его личности. Иногда причины их возникновения кроются в системных сбоях организации, чрезмерной загруженности непродуктивными задачами или дублировании полномочий. Поэтому первым шагом должно стать внесение ясности в управленческую структуру.

Матрица ответственности как инструмент оценки и управления

Отсутствие ответственности в коллективе и повторяющиеся негативные последствия определенных действий ― результат административных ошибок, неверно сформированного делегирования и распределения рабочих обязанностей.

Для согласованности действий сформируйте перечень текущих задач и список сотрудников, которые будут их реализовывать. В рамках обязанностей и ролей присвойте специалистам соответствующие коды.

• (У) Утверждающий итог. Имеет право принять, отклонить и вернуть на доработку полученную фактуру. Самостоятельно отвечает за полученный эффект и результаты.
• (И) Исполнитель задачи. Наделяется полномочиями делегирования и ответственности за течение процессов. Единоличный исполнительный орган.
• (К) Консультирующий деятельность. В рамках совещательного голоса готовит информацию по непосредственной задаче. Отвечает только за собственные действия. Допускается несколько дублирующих специалистов.
• (П) Потребители результата. Конечные «пользователи» готовой разработки или продукции, необходимой для трудовой деятельности. По договоренности или в рамках личной инициативы могут предоставлять обратную связь непосредственному руководителю.

В каждой задаче присвойте сотрудникам степень ответственности и ознакомьте с информацией, регламентами действий и этапами прохождения.

В качестве образца рассмотрим разработку шаблона договора на оказание компанией услуг физическим лицам.

После сведения данных по всем запущенным в компании процессам в общую матрицу можно наглядно отследить степень загруженности ответственностью каждого работника. Например, определить, что за сотрудником закреплено слишком много задач, и это объективно влияет на качество выполнения. Или увидеть избыточное распределение функций на нескольких специалистов, которое из-за нарушения иерархии или дублирующих согласований тормозит рабочий процесс.

Еще один пример матрицы будет выглядеть как календарный план, куда заносятся даты сдачи отчетности или предоставления результатов. Такой документ позволит руководителям и подчиненным поэтапно отслеживать текущие функции и своевременно их выполнять в соответствии с выставленными приоритетами.

Если экспертиза деятельности компании не показала видимых нарушений и перекосов в распределении задач, стоит переходить к детальному анализу личности каждого сотрудника. Работу проводите в виде оценки ответственности всего персонала (в рамках регулярной ежегодной аттестации) или индивидуально в случае выявленных негативных эпизодов с отдельным специалистом, чтобы принять решение о целесообразности дальнейшего сотрудничества с ним.

Методы оценки ответственности работников

Если подчиненный недостаточно ответственен, с ним лучше попрощаться. Ведь получается, что человека, которому можно делегировать часть дел, фактически нет. Опасность состоит в том, что сотрудник может в любой момент причинить ущерб компании непродуманными действиями или бездействием. Да и рабочее время руководителя будет сводиться к перманентному контролю за таким специалистом  в ущерб выполнению своих обязанностей.

Наблюдение

Один из методов определения уровня ответственности «в естественной среде». Подходит для действующих сотрудников и работников на испытательном сроке. Поставьте задачу проведения диагностики непосредственному руководителю. Предварительно проговорите с ним понятийный аппарат, критерии оценки и попросите фиксировать небольшие производственные эпизоды («опаздывает», «забывает закрыть окно», «не проверяет уровень воды в чайнике до включения»).

Можно спровоцировать искусственную ситуацию, которая требует не только прямого выполнения задания, но и небольшого преодоления сложностей. Например, распечатать к раннему утру пакет документов, зная, что в принтере закончился картридж. Минус такого метода — в сроках. Сбор информации для аналитики растянут во времени.

Беседа

Для использования метода необходим HR-специалист с профессиональным образованием психолога и опытом проведения подобных переговоров. Сложность состоит не в том, что реципиент захочет ввести вас в заблуждение и выглядеть лучше, чем он есть. А в том, что он искренне может считать себя ответственным сотрудником и все свои рабочие промахи приписывать неблагоприятному стечению обстоятельств, ошибкам коллег и придиркам со стороны руководителя. Эйчару потребуется четко проработать план беседы, составить перечень вопросов, а в процессе — вести аудиофиксацию общения для дальнейшего анализа ответов.

Тестирование и личностные опросники

Если они составлены по правилам тестовой теории и современных технологий разработки, это будет наиболее валидный и полноценный метод. Чтобы данные оказались достоверными, привлеките для проведения диагностики сотрудников специализированных организаций.

Если воспользоваться услугами профессионалов в сфере оценки и отбора кадров, данный метод позволит получить наиболее достоверные данные о сотрудниках в достаточно короткие сроки.

Узнайте больше о своих сотрудниках

Попробуйте тест на определение уровня ответственности

Начать тестирование

Кроме проведения самой экспертизы, важна грамотная интерпретация результатов и их последующий анализ с рекомендациями по дальнейшей программе развития каждого специалиста.

Работа с результатами

До сих пор подавляющая часть психологов считает, что к трудоспособному возрасту у человека уже сформированы основные качества личности. Однако повлиять на них и исправить все же можно. Работа по воспитанию ответственности в коллективе ляжет на прямого руководителя. Систематический контроль, поставленный на поток, будет поддерживать в сотрудниках состояние постоянной готовности к проверке и не позволит уклоняться от исполнения обязанностей.

Пример инструментов:

• неожиданный визит или контрольный звонок менеджера;
• краткие регулярные отчеты по текущим проектам;
• постановка задач с четкими сроками реализации;
• регулярная оценка деятельности и обратная связь по результатам.

Не стоит забывать, что основная часть людей со временем начинает имитировать образ действий, манеру речи и поступки начальника, брать их за шаблон рабочего поведения. Поэтому, как ни банально это звучит, воспитание ответственности в подчиненных руководителю нужно начинать с себя.

Вывод

Ответственность ― один из ключевых soft skill сотрудника любого уровня. Человек необязательный даже на рядовой должности может принести компании немало проблем. Поэтому при приеме на работу нового специалиста степень развитости данного качества нужно проверять любым доступным способом. Также необходимо регулярно оценивать коллектив во время ежегодной аттестации, держа на контроле отношение подчиненных к собственным профессиональным функциям.