Как Отказать Кандидату в Приеме на Работу: 15 Примеров Писем

Процесс подбора персонала — это не только выбор лучшего претендента, но и отклонение остальных кандидатур. И если говорить «да» несложно, то уведомление об отрицательном решении всегда дается тяжело, потому что неизвестно, как соискатель на него отреагирует: поблагодарит за уделенное время или пойдет жаловаться на несправедливость в суд.

В статье расскажем, как отказать кандидату вежливо и не нарушая закон, чтобы минимизировать негативный эффект, а также защитить компанию от штрафов и репутационных рисков.

Марина Орлова

Специалист в сфере управления персоналом

7/20/2024

5 мин

Нужно ли уведомлять кандидатов об отказе

Юридические нормы обязывают работодателя сообщать об отказе только в одном случае — если соискатель обратился с письменным требованием озвучить причину отклонения его кандидатуры. В остальных ситуациях организации имеют право не предоставлять обратную связь. Однако, чтобы сохранить у претендента на должность благоприятное впечатление о компании и не исключать возможность дальнейшего сотрудничества, иногда всё-таки лучше давать фидбэк и без официальных заявлений.

Кого стоит оповещать о своем решении:

соискателей, которые по итогам испытаний лишь немного уступили лидеру отбора;
специалистов, обладающих редкой или высокой квалификацией;
претендентов на позиции топ-уровня;
кандидатов, прошедших несколько ступеней собеседования;
претендентов, с которыми присутствовала договоренность о фидбэке;
тех, кому отказано в приеме из-за перемен в планах компании.

Работодатель может отклонить кандидатуру соискателя на любом этапе отбора — после изучения резюме, прохождения телефонного интервью, собеседования, тестового испытания, стажировки. Разумеется, причины на это должны быть законными.

как отказать кандидату в приеме на работу

Иными словами, если претендент на собеседовании продемонстрирует асоциальные качества, либо по результатам тестирования выяснится, что он, скорее всего, не впишется в коллектив, HR-менеджер при подготовке ответа всё равно должен оперировать нормами закона.

Отказывать в трудоустройстве из-за внешности, возраста, пола и других признаков, не относящихся к деловым качествам, запрещено.

Содержание сообщения об отказе в приеме на работу

Для подготовки сообщений или скрипта для звонка нужно создать лаконичный текст. Единых требований к его содержанию и стилистике нет, поэтому компания вправе следовать своим корпоративным стандартам. Но важно учитывать этап, на котором был произведен отказ, причины решения и формат уведомления. Также следите за тем, чтобы формулировки оставались максимально деликатными и не расстроили кандидата, который не прошел конкурс, еще больше. Текст ответа должен состоять из трех базовых элементов.

Вводная часть

Поприветствуйте кандидата (желательно лично), поблагодарите его за уделенное компании время, а затем сообщите сведения о себе. Кратко представьтесь, назовите организацию и вакансию, о которой пойдет речь. Также можно отметить, что уведомление направлено после договоренности об обратной связи.

Примеры формулировок для вводной части:

Здравствуйте, Дмитрий! Меня зовут Анна, я отвечаю за подбор специалистов компании «IT». Благодарю за участие в конкурсе и ожидание. Готова поделиться обратной связью, как мы и договаривались на интервью.
Здравствуй, Евгений! Я Алла, специалист по подбору ООО «IT». Мы ценим твое желание стать частью нашей команды и проявленный интерес к вакансии тестировщика.
Добрый день, Игорь! Это Лилия, я отвечаю за формирование команды в ООО «IT». Получила Ваш отклик на позицию «Сборщик» и хотела бы сообщить…

Основная часть

В следующем разделе указывается основная информация — факт и мотивы отказа претенденту. Точное содержание будет зависеть от причины решения и этапа, на котором отклонили кандидатуру. Формулировки должны быть корректными и вежливыми.

Не стоит использовать слова «отказ», «отклонены», «исключены» и производные варианты. Лучше написать более тактично: «не готовы предложить вам сотрудничество/продолжить общение/сделать оффер», «остановили свой выбор на другом кандидате». Желательно избегать детального перечисления причин. Исключение — ответ на официальный запрос соискателя.

Варианты текста для основной части:

Мы не готовы предложить Вам возможность дальнейшего участия в отборе на вакансию «замерщик». Для занятия этой позиции в нашей компании необходимы такие навыки, как … и знание программы …
Большое спасибо, что уделили время для интервью с руководителем направления. Вы показали отличное знание законодательных норм по должности. Но после внимательного изучения всех кандидатов мы склонились к выбору другого специалиста, чей опыт и навыки больше соответствуют нашей сфере деятельности и требованиям вакансии.
В связи с отсутствием у Вас необходимого стажа работы (образования, знания программ, языков), который необходим для выполнения должностных обязанностей, мы не готовы сделать Вам предложение о трудоустройстве в нашу компанию по этой специальности.
Требования к кандидату на позицию «Менеджер региональных продаж» закреплены в утвержденной должностной инструкции от … № … Также они указаны в тексте объявления о вакансии, размещенной на сайте … Из них следует, что для работы по специальности необходимо знание венгерского языка на уровне не ниже … Согласно предоставленному вами сертификату, Ваш уровень соответствует … Данный показатель развития компетенции не позволит Вам исполнять профессиональные обязанности на необходимом нам уровне. В связи с тем, что Ваши деловые качества не соответствуют требованиям вакансии, мы не можем предложить Вам оформление трудоустройства.

Заключительная часть

Этот раздел необходим, чтобы сгладить негативные эмоции соискателя и оставить положительное впечатление о компании. Поблагодарите претендента за внимание к фирме и вакансии, отметьте его сильные стороны, пожелайте удачи в поисках. Также можете рассказать о планах включить специалиста во внешний кадровый резерв, либо предложить ему отслеживать обновление вакансий.

Примеры возможных формулировок:

Во время интервью Вы продемонстрировали хороший уровень знаний и нестандартный подход к решению задач. Желаем Вам успешного поиска! Уверены, что Ваши достоинства помогут Вам быстро найти интересную работу. С уважением, специалист по подбору ООО «IT» Н. Т. Ефимова.
Благодарим за интерес к работе в нашей команде! Если Вы не против, я сохраню Ваши данные. При открытии вакансий мы в первую очередь обращаемся к соискателям, которые уже произвели благоприятное впечатление.
Руководитель высоко оценил Ваши профессиональные качества и отметил Вас в числе трех лидеров отбора. Хотя сейчас выбор сделан в пользу другого претендента, мы предлагаем оставаться на связи. Обязательно сообщим Вам о появлении аналогичных вакансий.

Примеры сообщений об отказе кандидатам

Чтобы не приходилось каждый раз готовить кандидатам ответ с нуля, удобнее разработать собственный корпоративный шаблон или использовать скрипт сообщения на основе готовых макетов. Текст будет отличаться в зависимости от формата передачи информации и этапа взаимодействия с претендентом.

как отказать кандидату после собеседования

По способу взаимодействия

Отказать соискателю можно как письменно, так и устно. Первый вариант позволит вам сэкономить время и охватить сразу несколько кандидатов, он удобен при применении шаблонов. Второй — даст возможность предоставить развернутый фидбэк, но при этом потребует личного подхода, срока на подготовку скрипта и общение.

СМС и мессенджеры

Способ письменного извещения об отказе, который предполагает самую короткую форму текста по сравнению с остальными вариантами. Оптимальная длина уведомления — до 5 предложений, желательно отправлять их одним-двумя сообщениями. Такой объём влияет на детализацию основной части, делая послание более обобщенным.

Обращаться к этому варианту стоит в том случае, если нужно уведомить сразу нескольких кандидатов, особенно на начальных этапах отбора. Кроме того, сообщения в мессенджерах предпочитают молодые специалисты и представители IT-сферы.

Пример текста об отказе по СМС:

«Здравствуйте, Евгений! Благодарим за интерес к позиции “Замерщик” в компании “ИТ”. На данный момент мы не готовы пригласить Вас на интервью, но обязательно сообщим о появлении новых вакансий по Вашему профилю. Менеджер по подбору, Анна Гусева».

Электронное письмо

Один из традиционных способов предоставления обратной связи, подходящий для разных ситуаций. Например, при массовой рассылке, невозможности созвониться с кандидатом, а также если этот формат общения соискатель выбрал сам.

Электронное письмо удобно тем, что не требует столько времени, как беседа по телефону, а более длинный формат по сравнению с СМС позволяет развернуто предоставить информацию о мотивах отказа. Стиль сообщений обычно формальный, текст составляется с учетом корпоративных требований к оформлению.

Пример, как можно отказывать кандидатам в приеме на работу по email:

«Здравствуйте, Анастасия!

Для нас ценно Ваше желание стать частью нашей команды и интерес, проявленный к вакансии «специалист по бюджетированию». Вынуждены сообщить, что не готовы предложить Вам занять эту позицию, так как остановили свой выбор на другом специалисте, чьи деловые качества полностью соответствуют требованиям нашей вакансии.

Мы сохраним Ваши данные и при открытии подходящей позиции свяжемся с Вами. Желаем успеха в поисках работы!

С уважением,
специалист по подбору ООО «IT»
Алла Ефимова».

Телефонный звонок

Оптимальный способ сообщить об отказе в приеме значимым кандидатам. Позволяет не только рассказать о решении, но и выстроить равноценный диалог: предоставить развернутый фидбэк, указать возможные пути развития, дать кандидату шанс задать вопросы. Структура и содержание сообщения аналогичны письменному варианту, но для текста допустима большая детализация.

Прежде чем звонить кандидату, напишите сценарий беседы, а также список ответов на возможные вопросы и возражения. Кроме того, будьте готовы к высоким эмоциональным затратам на общение, так как претенденты не всегда согласны с решением.

По этапам

Содержание отказа в приеме на работу зависит от этапа, на котором была отклонена кандидатура соискателя. На самых ранних желательна очень быстрая реакция. Здесь допустимы краткость, общие формулировки и низкая детализация. Чем больше шагов отбора пройдено, тем дольше кандидат готов ждать решения, и тем выше должна быть содержательность и индивидуальность уведомления.

как правильно отказать кандидату

Не удовлетворило резюме

При отправке отклика на вакансию соискатель обычно имеет только примерные представления о компании, открытой позиции и обращается сразу к нескольким работодателям. Поэтому отклонение кандидатуры на первом этапе отбора воспринимается не так болезненно и вызывает меньше вопросов. Претенденты редко требуют от работодателя детального обоснования решения.

HR-менеджеры часто не дают негативный фидбэк, и кандидат делает вывод об отказе только по отсутствию звонка от фирмы. Для поддержания репутации компании желательно с самого начала озвучить претенденту сроки принятия решения и способ уведомления. Например, можно включить в текст объявления или автоматического обратного отклика формулировку: «В случае положительного результата мы свяжемся с Вами в течение 7 дней с даты получения резюме».

Если работодатель решил направлять уведомления об отказе отдельным кандидатам, то на этом этапе удобнее использовать письменный способ. Ответ должен быть лаконичным. Достаточно рассказать соискателю о получении резюме, его рассмотрении, а также о том, что ключевые компетенции не подошли требованиям вакансии.

Примерный текст отказа:

«Здравствуйте, Андрей! Это Лилия, менеджер по подбору ООО “IT”. Мы получили Ваш отклик на позицию сборщика и внимательно ознакомились с ним. Хотим сообщить, что на данный момент мы не готовы пригласить Вас на собеседование. Благодарим за интерес к работе в нашей команде, свяжемся с Вами при открытии новых позиций!».

Не пройдено тестовое задание

Рекрутер может предложить кандидату выполнить тестовое задание сразу после рассмотрения резюме, предварительного звонка или во время собеседования. Допустима любая форма испытания: анализ предоставленной информации и поиск ошибок, решение задач, написание творческой работы, выполнение практических профессиональных действий и т. д.

Слабые результаты выполнения задания — показатель, который объективно отражает разницу между деловыми качествами соискателя и требованиями вакансии. Он может выступать как законное основание для отказа. Для подтверждения своей позиции стоит заранее указать в локальном акте методики оценки и порог успешности выполнения.

Образец текста сообщения:

«Добрый день, Татьяна! Большое спасибо, что уделили время на интервью с руководителем и выполнение тестового задания, однако вынуждены сообщить, что по результатам второго испытания мы не можем предложить Вам сотрудничество. Вы набрали 20 баллов при необходимом минимуме 35 баллов (Нормативный акт фирмы от … №). По итогу совокупной оценки деловых качеств мы остановили выбор на другом кандидате.

Несмотря на это, мы оценили ваш опыт и навыки и предлагаем оставаться на связи. Обязательно сообщим Вам о появлении новых вакансий!

Менеджер по подбору ООО “IT” Елена Макарова».

Не демонстрируются компетенции на собеседовании

На этом этапе у кандидата повышаются ожидания на успешный результат отбора, поэтому он ждет от работодателя полноценный фидбэк. После собеседования HR-менеджер получает информацию для формулирования более объективного вывода, а также основания, которые при необходимости могут стать аргументами для отказа.

О решении на этом этапе желательно рассказывать по телефону, предварительно составив примерный скрипт. Каждая ситуация потребует индивидуальной проработки и анализа, чтобы корректно сформулировать причины отказа.

Сделайте акцент на успешных моментах прохождения конкурса, достоинствах претендента, возможных путях развития, кратко обсудите результаты тестового задания. Если соискатель вошел в итоговую пару для сравнения и лишь немного уступил сопернику, обязательно это отметьте. Желательно поблагодарить кандидата за сотрудничество и пожелать ему успехов.

Как правильно отказать кандидату после собеседования:

«Здравствуйте, Андрей! Меня зовут Анна, я отвечаю за формирование команды ООО “ИТ”. Благодарю Вас за участие в отборе и ожидание обратной связи.

Вы показали отличное знание законодательных норм по специальности, что было высоко оценено руководителем направления. Но после внимательного изучения всех кандидатов мы остановили выбор на другом претенденте, чей опыт больше соответствует сфере деятельности нашей фирмы.

Надеюсь, Вы не против, если я сохраню Ваше резюме и при открытии подходящих позиций свяжусь с Вами. Желаю удачи в поисках работы!

С уважением,
HR-менеджер ООО “ИТ”
А. Т. Ефимова».

Подведем итоги

На отклонение отклика все соискатели реагируют по-разному. Одни претенденты не расстраиваются и культурно благодарят рекрутера за уделенное время, другие — дают волю эмоциям и выплескивают негатив в интернете, третьи — агрессивно высказывают свое несогласие и идут с жалобой в суд. Конечно, всем сказать «да» невозможно, но важно знать, как отказать в трудоустройстве кандидату, чтобы тот не испортил репутацию компании и не навлек проверки контролирующих органов.

В статье мы привели примеры формулировок для фидбэка соискателям на разных ступенях отбора. Вы можете взять их за основу при подготовке корпоративного шаблона. И помните, что грамотная обратная связь повышает лояльность соискателей и помогает привлекать в команду лучших специалистов.

Автор статьи