Приглашение на собеседование: как правильно назначить кандидату деловую встречу [Скрипты + Образцы сообщений]

Содержание приглашения на собеседование

Единых требований к оформлению предложения кандидату о деловой встрече нет. Каждая компания может разрабатывать собственные скрипты и шаблоны, учитывая корпоративные стандарты и принятый стиль общения. Но несмотря на отсутствие четких критериев подготовки сообщения, основные элементы, которые должны быть в приглашении, всё же есть:

1. Приветствие.
2. Представление компании, сотрудника, осуществляющего звонок, вакансии.
3. Информирование о цели обращения и источнике получения данных соискателя.
4. Уточнение даты и времени предстоящей встречи.
5. Оглашение списка документов, которые нужно принести на собеседование.
6. Указание адреса фирмы и контактов HR-менеджера.

Компания вправе дополнять этот перечень по своему усмотрению. Содержание предложения также может меняться в зависимости от того, кто выступил инициатором взаимодействия. Если соискатель сам откликнулся на объявление, у рекрутера нет необходимости подробно описывать вакансию. Другая ситуация — HR-менеджер нашел подходящее резюме на сайтах по поиску работу. В таком случае нужно предварительно уточнить у кандидата, заинтересован ли он еще в трудоустройстве, а затем рассказать ему об условиях сотрудничества.

Онлайн-оценка персонала с TestWork

Сэкономьте время на тестировании сотрудников

Начать

Как отправить приглашение на интервью

Пригласить соискателя на личную встречу можно устно и письменно. Оба этих варианта имеют свои преимущества и недостатки, поэтому выбор оптимального будет зависеть от вакансии, предпочтений HR-менеджера и принятых в фирме стандартов. Также нужно учитывать пожелание кандидата к взаимодействию при отборе, если он указывает его в резюме или сопроводительном письме.

Беседа по телефону

Устное приглашение на собеседование — это оптимальный метод связи с претендентами на руководящие позиции, но он подойдет и для работы с представителями других должностей. Такой формат позволит не только согласовать дату и время встречи, но также при необходимости решить еще ряд задач:

• провести краткое интервью и уточнить интересующие моменты по резюме;
• рассказать о компании и вакансии;
• ответить на вопросы.

Основное достоинство телефонной беседы — быстрота обмена информацией. HR-менеджер и соискатель взаимодействуют в режиме реального времени. Они могут оперативно уточнять непонятные моменты и менять ход диалога, подстраиваясь под реакцию собеседника. Но у такого формата есть один минус — на момент звонка кандидат может оказаться не готов к общению в силу занятости. Поэтому в начале любой беседы нужно поинтересоваться, удобно ли соискателю разговаривать. При отрицательном ответе лучше перенести звонок.

Приглашение по телефону на собеседование не должно занимать много времени. В зависимости от целей, беседа может длиться от 5-ти до 10-ти минут. Чтобы уложиться в тайминг, лучше заранее подготовить примерный сценарий беседы и список вопросов кандидату. Завершить общение желательно направлением краткой информации по СМС или email с резюме диалога: названием фирмы и позиции, согласованной датой, временем и адресом встречи, контактным номером HR-менеджера. 

Примерный скрипт приглашения на собеседование для работы с откликнувшимся соискателем:

Пример сценария приглашения для соискателей, которые сами не отправляли отклик:

Электронная почта

Приглашение на собеседование по email идеально подходит при массовом подборе, так как шаблоны экономят время на индивидуальные звонки и общение. Но им можно воспользоваться и в других случаях, например, если кандидат указал электронную почту как предпочтительный способ связи, либо HR-менеджеру не удается дозвониться по указанному в резюме номеру.

Один из плюсов этого способа в том, что он позволяет кандидату ответить в удобное для него время. Кроме того, соискатель получает всю необходимую информацию о деловой встрече в письменном виде и в любой момент легко сможет воспользоваться ею. Недостаток приглашения в таком формате — отсутствие оперативности ответа. По факту сообщение по email больше подходит для передачи сведений, а не для построения диалога.

Электронное письмо необходимо составлять с учетом корпоративных требований к стилю и оформлению. Помимо стандартной информации, в него желательно включить:

• ссылки на вакансию и сайт компании;
• тему заголовка — «приглашение на собеседование», а также название организации и открытой должности;
• карту проезда;
• просьбу об отправке подтверждения согласия на встречу.

Ниже мы подготовили образцы приглашений на собеседование по email. Вы можете взять их за основу при подготовке сообщений кандидатам.

СМС и мессенджеры

Гаджеты прочно вошли в нашу жизнь, поэтому вариант приглашения на интервью по СМС и в мессенджерах сегодня становится всё популярнее. Кандидаты воспринимают его как более удобный формат коммуникации и оперативнее отправляют ответы, что дает возможность построения короткого диалога, а не только передачи информации. 

Метод приглашения кандидата на собеседование по СМС и в мессенджерах предполагает более короткую и свободную форму сообщений по сравнению с электронными письмами. 

Прежде чем отправлять сообщение, желательно продумать, какая информация будет наиболее важной и как ее представить в структурированном и привлекательном виде. Не стоит писать множество коротких посланий, лучше ограничиться 1–2 компактными текстами.

Подведем итоги

Приглашение кандидата на собеседование — первое связующее звено между потенциальным сотрудником и работодателем. Именно от него зависит, какое впечатление сформируется у специалиста о компании. Предложить деловую встречу можно письменно или устно: по телефону, email, SMS или в мессенджерах. Правильный подход к составлению текста и выбору способа коммуникации позволит заинтересовать соискателя и добиться его присутствия на интервью.