Как производится обработка персональных данных работников в 2021 году [законодательные нормы и образцы документов]

Процесс взаимоотношений участников трудового договора невозможен без использования личной информации о сотруднике. Однако действующей нормативной базой нанимателям в России запрещена обработка персональных данных работника без его фактического согласия.

Порядок, форма и особенности составления документа четко регламентированы и должны соблюдаться всеми хозяйствующими структурами, использующими сведения, идентифицирующие граждан. Компании, игнорирующие установленные законодательством требования, рискуют получить внушительный штраф — до 18 млн рублей.

Cергей Бушмин
Cергей Бушмин
Специалист в сфере управления персоналом
обработка персональных данных работника
Не допускайте ошибок при найме персонала!
Тестируйте кандидатов по стандартизированным методикам

Активировать тест

Персональные данные: что это такое, и как они могут использоваться

Персональные данные – любые сведения о физлице, позволяющие его идентифицировать. Их перечень приведен в схеме ниже.

согласие на обработку персональных данных сотрудника

К нормативным актам, регламентирующим порядок обращения с личной информацией, относятся Конституция РФ и Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Допуск посторонних лиц к таким сведениям должен быть закрыт.

Под обработкой персональных сведений сотрудников понимается одна или несколько операций над информацией о человеке (с применением средств автоматизации и без них), включая:

  • получение;
  • осуществление записи;
  • классификацию;
  • накапливание;
  • хранение;
  • корректировку;
  • применение;
  • любые способы распространения;
  • обезличивание;
  • ликвидацию.

Предоставление и последующее использование нанимателем личных сведений гражданина, необходимых для трудоустройства и сотрудничества, подпадает под определение обработки персональных данных. Предприятия оформляют, сохраняют, накапливают документы с частной информацией о соискателях и работниках. По закону компания вправе проводить указанные действия, получив соответствующее согласие.

Какие персональные сведения о физлице работодатель имеет право получить

Компания вправе требовать от гражданина, а затем использовать предоставленные конфиденциальные сведения, в следующих целях (ст. 86 ТК РФ):

  • оценки кандидата на должность и оформления трудовых отношений;
  • обучения;
  • осуществления карьерного продвижения;
  • обеспечения безопасности;
  • оценки содержания и объема выполненной работы;
  • защиты имущественных интересов.

Требовать какие-то сведения для других целей предприятие не имеет права. Список документов для трудоустройства, ограничен перечнем, указанным в статье 65 ТК РФ.

правила обработки персональных данных 2021

На практике распространено также получение анкет, резюме от соискателей, в которых содержится весь приведенный в законодательстве перечень персональной информации. Без нее работодатель не будет иметь возможности оценить деловые качества кандидата на трудоустройство.

Во всех случаях наниматель обязан уведомить сотрудника о цели предоставления, источниках и методах получения, содержании требуемых личных сведений, разъяснить ему последствия отказа от их передачи.

На работодателя возлагается обязанность обеспечить сохранность сведений сотрудника за счет собственных источников финансирования. Для этого компания закрепляет ответственных за хранение личной информации работников, проводит разработку и утверждение соответствующего положения.

Что нужно учесть при составлении документа:

  1. Установить порядок работы с информацией.
  2. Закрепить список лиц с правом работать с ней.
  3. Описать правила хранения документов и дел с личными сведениями.
  4. Указать методы защиты от несанкционированного доступа.

Важный момент: с положением все работники знакомятся лично под роспись.

Порядок истребования согласия на обработку персональных данных от сотрудников

Компании для всех случаев обработки персональных данных сотрудников должны брать у специалистов согласие. Обязанность его оформления нанимателем в письменной форме установлена только для определенных ситуаций:

  • в случае получения сведений от третьих лиц;
  • при предоставлении сведений о трудящемся сторонним пользователям, за исключением обстоятельств, когда это нужно для защиты его жизни и здоровья;
  • для обработки отдельных видов персональной информации (расы, национальности, исповедуемой религии, состоянии здоровья и т.д.)

В остальных случаях письменная указанная форма необязательна. Но отсутствие документа лишает нанимателя возможности доказать получение одобрения, если с гражданином возникнет спор.

Законодательством установлена обязанность получения от работника отдельного согласия на обработку персональных данных, разрешенных к распространению ограниченной либо неопределенной группе лиц. Перечень такой информации устанавливается по соглашению между сотрудником и нанимателем.

Разрешение на работу с личными сведениями необходимо получать и от соискателя, об этом прямо говорит Роскомнадзор (п.5 Разъяснений от 24.12.2012). Оформлять подобный документ не нужно, он предоставляется кадровым агентством, с которым заключен трудовой договор (ТД).

обратная связь по кандидату
Связанная статья
Грамотный feed back: как наладить обратную связь по кандидатам в компании и тактично сообщить о решении соискателям
Почему-то многие рекрутеры после изучения резюме или проведения собеседования привыкли отмалчиваться, думая, что соискатели итак все поймут о своей «судьбе». И зря! Цена такого бездействия - репутация компании.

Порядок оформления согласия на обработку персональных данных сотрудника

Разрешение на использование личных сведений чаще всего оформляется отдельным документом. Исключением из этого правила будет возникновение трудовых отношений с микропредприятиями и некоммерческими организациями (ст. 309.2 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858) — для них подобное соглашение будет частью типовой формы ТД. Централизованно утвержденного бланка нет, компании разрабатывают его самостоятельно с учетом требований законодательства. Перечень обязательных для заполнения реквизитов предусмотрен ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных.

Группа реквизитов Перечень сведений
Идентификационные данные работника • ФИО;
• адрес проживания сотрудника;
• данные удостоверяющего личность документа.
Информация о нанимателе • название предприятия;
• ФИО ИП;
• юридический адрес.
Направления применения сведений Цели работодателя в части обработки персональных данных в соответствии с видом деятельности, конкретными бизнес-процессами.
Список подлежащей обработке информации Конкретное наименование персональных данных, которые планируется использовать в работе.
Список операций со сведениями, на совершение которых работник дает разрешение и описание способов их обработки • сбор;
• запись;
• систематизация;
• хранение;
• предоставление доступа и т.д.
Время действия разрешения Обозначается дата начала действия согласия. Период действия фиксируется либо конкретной датой, либо событием, после наступления которого он прекращается. Законодательство никак не ограничивает максимально допустимый срок использования личной информации.
Порядок отзыва согласия Способ и форма направления отзыва.

Если согласие направляется в организацию через представителя работника, будут также необходимы сведения о нем и реквизиты доверенности на наделение полномочиями. Разрешительный документ подписывается работником лично. Для соискателей он может быть сформирован в виде отдельного приложения или включаться в состав анкеты.

Согласие нужно далеко не всегда: нюансы, предусмотренные законодательством

Нормативными актами предусмотрены случаи, когда согласие на обработку персональных данных сотрудника не является обязательным условием:

  1. Использование информации необходимо для выполнения работодателем возложенных на него договором или законодательством обязанностей, функций и полномочий. Например, передача отчетности в ПФР, ФСС, ФНС, военкоматы, по запросу в прокуратуру и органы МВД.
  2. Закрепление обработки без согласия определенной информации в коллективном договоре.
  3. Наличие обязанности обрабатывать личные сведения, прописанной в законодательстве. Например, медицинские учреждения обязаны размещать информацию о имеющейся у работников квалификации своих работников в открытом доступе.
  4. Когда работа с персональной информацией связана с необходимостью проверки здоровья сотрудника и прямо влияет на его способность выполнять трудовые функции. Например, когда речь идет о профосмотре работника.
  5. Получение органами прокуратуры специальных категорий информации.
  6. Использование сведений для обеспечения возможности сотруднику выполнять свои обязанности. Например, для оформления ТД при приеме, получение разрешения не требуется, однако для дальнейшего использования такой информации в интересах компании и трудящегося, оно нужно.
  7. Без обработки невозможно обеспечить пропускной режим на предприятии.
  8. Использование сведений о сотрудниках после их увольнения, например, для осуществления бухгалтерского и налогового учета.

В перечисленных выше случаях компания имеет право не прекращать обрабатывать персональную информацию и после того, как сотрудник отзовет разрешение.

Как работнику отозвать свое согласие на обработку данных

После получения отзыва согласия на использование персональной информации, компания обязана прекратить работу с личными сведениями сотрудника (за исключением описанных выше случаев, когда согласие брать не нужно) и, если хранить документы более не требуется, обеспечить их уничтожение. На это у нанимателя есть 30 суток с момента поступления соответствующего запроса от гражданина.

Отзыв происходит способом, указанным ранее в согласии. Как правило, это письменное заявление. Оно составляется в произвольной форме с указанием ФИО заявителя и даты, с которой заканчивается действие разрешения. Ниже приведен образец оформления отзыва согласия на обработку персональных данных работника.

Выводы

Многие руководители не придают особого значения грамотному оформлению личных сведений, полученных от работников. Однако отсутствие всего одного документа может грозить предприятию многомиллионным штрафом. Чтобы подобной ситуации не случилось, лучше истребовать от сотрудника согласие на обработку персональных данных на стадии приема (подписания ТД), а не в процессе выполнения им должностных обязанностей. Во избежание возможных споров целесообразно брать разрешение не в устном, а в письменном виде с учетом всех требований, описанных в Трудовом кодексе, а также иных нормативно-правовых актах.

Читайте также