Трудовая книжка утеряна сотрудником: как быть [разбор ситуаций + алгоритмы действий]

Как решается проблема с потерянной трудовой книжкой

Трудящийся несет самостоятельную ответственность за выданный ему на руки документ о стаже. На практике утерять документ возможно из-за небрежного хранения, в результате кражи. Бланк может быть уничтожен в результате чрезвычайного происшествия (например, пожара).

Думаете, поведение человека нельзя спрогнозировать?

Попробуйте тест на определение особенностей личности

Начать тестирование

Перед гражданином встает вопрос о необходимости восстановления документа, подтверждающего время его профессиональной деятельности. В подобных случаях законодательство предусматривает оформление дубликата сведений о стаже.

Если сотрудник потерял трудовую книжку, он обращается за восстановлением сведений о периодах своей деятельности:

• к работодателю, от которого он последний раз был уволен;
• в компанию, где трудится, если продолжает в ней работать;
• к новому нанимателю при поступлении к нему на работу.

В первых двух случаях компании не могут отказать в предоставлении дубликата. Они обязаны выдать новый документ в течение 15 рабочих дней с момента получения письменной заявки (п. 27 Порядка, утв. Приказом Минтруда № 320н).

При обращении к новому нанимателю ситуация сложнее, так как законодательство в таких обстоятельствах не предписывает в этом случае выдавать именно дубликат.

Что такое дубликат, как он оформляется, и какие данные содержит

Под дубликатом трудовой книжки понимается новый документ идентичный оригиналу, имеющий равную с ним юридическую силу и содержащий те же сведения. Он оформляется на утвержденном законодательно унифицированном бланке (утв. Приказом № 320н).

На титульном листе формы ставится надпись «Дубликат». В нее нужно внести следующие данные:

• ФИО, дату рождения сотрудника;
• информацию об образовании, профессии или специальности;
• сведения о стаже.

Идентификационные данные о работнике, его образовании на титульной странице заверяются подписями трудящегося и ответственного за их внесение в форму сотрудника. В разделе сведений о стаже отражается информация о трудовой деятельности как у текущего, так и у предыдущих нанимателей. Для этого у сотрудника запрашивают подтверждающие время работы на прошлых местах документы (п.29 Порядка, утв. Приказом Минтруда № 320н).

Сначала в бланке указывается суммарный стаж за все время в годах, месяцах и днях. Затем он подробно расписывается по каждому предыдущему месту трудоустройства. Если для сведений о периодах работы не хватает места в бланке, то к дубликату оформляется вкладыш по унифицированной форме. Выданные работнику документы регистрируются в книге учета движения трудовых книжек на общих основаниях.

Как обратится за дубликатом к предыдущему нанимателю

Не все знают, что делать если работник потерял трудовую книжку. В законодательстве предусмотрена прямая обязанность для него незамедлительно сообщить об этом прежнему нанимателю (п. 27 Приказа № 320н). Для уволенного гражданина, до его устройства на новое место, это будет его последний работодатель. Только что поступивший на работу гражданин также сообщает об утере на текущее место. В обоих случаях за дубликатом целесообразно обращаться к старому нанимателю. Связано это с тем, что у него больше сведений и документов о стаже.

Порядок действий сотрудника:

1. Оформить заявление о выдаче дубликата и передать его прежнему нанимателю. Образец приведен ниже.

2. Если работник после увольнения потерял трудовую книжку со сведениями о нескольких предшествующих местах работы, необходимо принести документы о времени, ранее отработанном в других компаниях.

3. Дождаться оформления документа и получить его на руки.

На оформление у компании есть 15 рабочих дней с даты поступления заявления. Документ составляется в порядке, приведенном в предыдущем разделе. После этого дубликат выдается гражданину на руки и может быть предъявлен им по новому месту при трудоустройстве.

Можно ли получить дубликат при трудоустройстве

Если при оформлении на работу выяснится, что потерял трудовую книжку новый сотрудник компании, он может попросить оформить дубликат. Однако необходимость оформления такого документа текущим нанимателем под вопросом.

В ст. 65 ТК РФ предписывается выдать по письменному обращению работника новую трудовую книжку. Действующий порядок оформления (утв. Приказом № 320н) предполагает обращение за дубликатом к компании, внесшей в нее последнюю запись. В результате среди специалистов принято считать, что новый наниматель не обязан вносить в новую трудовую книжку сведения о предыдущем стаже.

В разъяснениях Роструда указано, что при предоставлении вновь принятым сотрудником документов о стаже у предыдущих работодателей, наниматель должен сделать в новой трудовой книжке соответствующую запись (письмо от 30.04.2008 № 1026-6). При этом он указывает такие сведения суммарно за весь период (количество лет, месяцев, дней) без детализации по предшествующим местам работы.

Однако работодатель может пойти навстречу сотруднику и отразить в новой трудовой книжке, на основании представленных ему документов, развернутую информацию о стаже до трудоустройства к нему.

Как получить дубликат в период работы у текущего работодателя

Работающие граждане могут терять трудовую книжку и после устройства к новому работодателю. Например, при временной выдаче ее на руки для предоставления в пенсионный фонд или после перехода на электронный формат сведений о работе. Сотрудник также обязан незамедлительно сообщить о потере. В этой ситуации текущий работодатель будет последним, кто сделал запись в трудовой книжке и обязан будет выдать ее дубликат.

Алгоритм действий аналогичен приведенному выше:

1. Работодатель принимает от сотрудника заявление о выдаче дубликата.
2. Трудящийся собирает письменно сведения о местах работы до текущего нанимателя.
3. Документы о предшествующем стаже передаются текущему нанимателю.
4. В течение 15 рабочих дней оформляется дубликат и выдается обратившемуся гражданину на руки.

Полученный документ будет иметь законную силу и служить подтверждением периодов трудовой деятельности сотрудника. Он, в частности, может потребоваться гражданину в будущем для подтверждения времени работы во вредных условиях труда или сложных климатических условиях.

Как подтвердить предыдущие периоды работы

Для восстановления сведений о стаже и внесения в дубликат данных о предыдущих местах работы, трудящийся должен предоставить оформленные в соответствии с требованиями законодательства документы.

Способы получения доказательств занятости у прежних нанимателей:

• Обойти все компании, где он трудился до последнего места работы, написать там заявление по установленной форме. В качестве документов ему могут быть предоставлены заверенные надлежащим образом выписки из приказов о приеме, увольнении, награждениях, переводах, копии трудовых договоров, ведомостей на выдачу зарплаты. С этими документами он обращается за восстановлением трудовой книжки в связи с ее утратой.
• Сделать запрос в ПФР для получения выписки о стаже по индивидуальному лицевому счету. Для этого можно подать заявление через сайт Госуслуг, приемную ПФ или личный кабинет на его сайте, через МФЦ.

Возможна ситуация, когда кто-то из предшествующих работодателей уже ликвидирован. Тогда сотруднику нужно обратиться с запросом в государственный архив. Там должны быть сведения о персонале закрывшихся компаний (ч. 8 и 10 ст. 23, ст. 24 N 125-ФЗ от 22.10.2004). По итогам обращения выдается архивная справка на основании приказов, трудовых договоров, личных карточек бывших сотрудников прекративших деятельность компаний. С соответствующими запросами от имени работника может обратиться и наниматель.

Ответственность работодателя за задержку, невыдачу дубликата

Невыдача дубликата идентична по правовой природе нарушению порядка передачи сотруднику оригинала трудовой книжки. Для компании такой факт чреват применением материальной ответственности за необоснованное лишение возможности трудиться.

В этом случае сотруднику компенсируется недополученный им заработок. По решению суда на организацию может быть возложена обязанность компенсировать моральный вред.

Если работодатель противится выдаче дубликата, сотрудник может:

• обратиться в ГИТ;
• подать жалобу в прокуратуру или профсоюз.

Если это не помогает, гражданин вправе обратиться в районный суд с иском о восстановлении нарушенного права. По итогам рассмотрения будет вынесено советующее решение.

Выводы

Даже если работник потерял трудовую книжку, это не лишает его возможности восстановить сведения о своем трудовом стаже. Он вправе обратиться с соответствующим заявлением по последнему месту деятельности. Гражданину потребуется собрать документы из всех компаний, где он был занят в течение жизни. Отказать сотруднику организации не могут, так как это будет нарушением трудовых прав человека и неминуемо приведет к материальной ответственности. Если предприятие закрылось, то человеку необходимо обратиться в государственный архив.