Онбординг сотрудников: что это и как проводить [+ кейсы мировых компаний]

Онбординг как часть системы управления талантами

Каким бы профессионалом ни был новый сотрудник, ему всегда есть куда расти дальше. Однако универсального пути нет — в каждом бизнесе у человека будет разная траектория развития. На это влияет ряд факторов: специфика деятельности компании, функционал на конкретной должности, корпоративная культура, локация. В связи с этим приоритетной задачей HR-менеджера и руководителя становится разработать свою систему по «взращиванию» талантов. Talent management представляет собой жизненный цикл, где онбординг – это только вторая, но не менее важная, ступень.

Онбординг что это такое простыми словами? Многие проводят аналогию с представлением вновь принятого человека коллективу организации, а также ознакомлением его с функциональными обязанностями и нормативно-правовыми актами. Но все не совсем так.

Онбординг – это комплекс мероприятий, направленных на эффективное включение вновь принятого сотрудника в социальную и рабочую среду компании. Это не изолированное однодневное мероприятие, а процесс, который начинается с момента приема и продолжается в течение нескольких месяцев.

Цель адаптационного периода заключается не только в том, чтобы сотрудник уяснил служебные обязанности. Есть и другой аспект – принятие миссии организации. Ведь изначально кандидата привлекают идеи, которые транслирует предприятие. Таланты, в отличие от других типов специалистов, хотят быть причастны к развитию бизнеса, проявлять инициативу, работать на благо предприятия. Поэтому в период онбординга руководству компании следует создать атмосферу, поощряющую творческий подход  к решению проблем. Дать понять, что человек находится в нужное время, в нужном месте.

На этом работа с талантами не заканчивается. После адаптации начинается продолжительный последовательный период «взращивания». Важно понимать, что если человек обладает определенными компетенциями, опытом, образованием и имеет некий потенциал — это вовсе не означает, что он знает, как дальше самосовершенствоваться профессионально. Здесь велика роль HR-отдела. Одним из первых шагов на пути к развитию талантов в компании становится оценка сотрудников, определение их сильных и слабых сторон.

Не допускайте ошибок при отборе персонала

Используйте тест на определение личностных качеств кандидата

Пройти тест

Этапы онбординга

По данным O.C. Tanner и Allied Workforce Mobility Survey, при неправильном подходе к организации онбординга новых сотрудников в течение первых 45 дней компания теряет до 20% вновь принятых работников, еще 25% увольняются в течение года. Адаптация сотрудника сама по себе не пройдет успешно, если в компании не разработана специальная программа.

К основным этапам онбординга относят фазу ориентации, ролевое обучение, переход и создание долгосрочного плана. Однако между собеседованием и онбордингом есть еще одна ступень – пребординг. Рассмотрим каждый из этапов подробнее.

Пребординг

До начала первого рабочего дня HR-менеджеру следует приложить максимум усилий, чтобы оказать новому сотруднику поддержку. Инструментами в данном случае могут быть:

• приветственное письмо;
• презентация компании, продукта;
• Welcome-book, Welcome Pack ;
• Welcome-kit;
• корпоративные чаты.

В приветственном письме в вежливом деловом тоне необходимо отразить дату выхода на работу, период испытательного срока (при наличии), важные контакты (непосредственного руководителя, наставника, специалиста отдела кадров). Для того чтобы человек понимал миссию компании, направление ее деятельности, целесообразно прикрепить к письму презентацию.

Ответить на вопросы: кто, что, зачем и каким образом делает в организации, поможет Welcome-book – книга, где собраны значимые вехи истории предприятия, достижения, описание культуры, ценностей и структуры компании, а также иная полезная информация. За рубежом во многих фирмах Welcome-book входит в состав приветственного набора – Welcome Pack. Помимо книги, новичкам дарят блокноты, ручки, кружки с корпоративной символикой и прочие офисные «мелочи».

К примерам эффективного онбординга сотрудников на удаленке относится отправка Welcome-kit или иначе передача в безвозмездное пользование офисной техники для обустройства рабочего места в домашних условиях. Ввиду высоких материальных затрат на реализацию, данный инструмент обычно используют крупные компании.

Онбординг сотрудников лучше начинать с их знакомства с коллективом. Современные технологии позволяют сделать это дистанционно. HR-менеджер может отправить в корпоративный чат небольшое сообщение о новом работнике. Пусть это будет краткий рассказ о том, откуда прибыл человек, на какую должность устроен, о его увлечениях и способах связи с ним.

Этап 1. Ориентация

Онбординг персонала на данном этапе может производиться с использованием разных подходов. Оптимальным и самым распространенным вариантом является личное знакомство. Однако, если компания располагает ресурсами, допустимо применение it-технологий. Например, AR или VR. Геймификация – еще один инструмент, позволяющий не только эффективно провести первый этап адаптационного периода, но и выстроить полноценную структурированную программу онбординга.

Пример последовательности элементов в адаптационной видеоигре:

1. Приветственное послание от руководителя компании – документ или видео.
2. Инфографика с занимательным объяснением истории, динамики игры и предложениями о том, как получить от процесса максимальную отдачу.
3. Инфографика с указанием учебной программы или содержания обучения.
4. Основная часть.
5. Тесты на закрепление материала.
6. Подведение итогов (рейтинги, призовые места, награды и т.д.)

Рекомендуем развивать вовлеченность сотрудников, предлагая информацию в нескольких форматах (текст, видео, аудио) на протяжении всей игры. Такой подход улучшает взаимодействие с пользователем и повышает концентрацию его внимания. Особенно популярны записи выступлений TED, подкасты, инфографика.

Этап 2. Ролевое обучение

В этой фазе реализуется комплекс мероприятий по ознакомлению сотрудника с повседневными обязанностями и его ориентации на долгосрочный успех.

Элементы ролевого обучения:

• проверка ожидаемых результатов;
• обучение технике безопасности (ТБ) и охране труда;
• стажировка.

В западных компаниях для ролевого обучения применяют интерактивные технологии. Ученики  постигают основы ТБ в виртуальной среде, не подвергая опасности остальных сотрудников или оборудование. Считается, что таким образом вновь принятые работники с большей вероятностью отреагируют на чрезвычайную ситуацию, чем если бы они просто заучивали нормативно-правовые акты и проходили тестирование на закрепление знаний.

Этап 3. Переход

Через 2-4 месяца сотрудники переходят к полноценному выполнению своих обязанностей. Основным источником поддержи на этом этапе является их непосредственный руководитель. Крайне важно, чтобы помимо глубоких профессиональных знаний менеджеры обладали развитыми «мягкими» навыками: эффективной коммуникацией, эмпатией, лидерством, дипломатичностью.

Этап 4. Создание долгосрочного плана

В заключительной фазе менеджер по онбордингу и адаптации разрабатывает для сотрудника индивидуальный маршрут продолжения карьеры и личностного роста. План позволяет работнику понять, как, с одной стороны, он может самосовершенствоваться в компании, а с другой – какой вклад  в развитие бизнеса в перспективе способен внести.

Современный онбординг: кейсы и тренды

Исследование BCG показало, что адаптация имеет второе место по значимости для бизнеса (после найма) из всех кадровых практик. Хотя до сих пор многие работодатели, особенно, в России, считают этот процесс второстепенным. Ведущие мировые бренды пересмотрели свое отношение к адаптации, когда было установлено, что ход ее проведения напрямую влияет на имидж компании.

Российские предприятия сравнительно недавно стали интересоваться темой адаптации персонала, но у некоторых уже есть интересные кейсы. Например, эксперты Альфа Банка разработали памятки для наставников и их подопечных по направлениям деятельности. Затем все материалы были структурированы, и на их основе создана общая система онбординга в HR процессах. Автоматизация позволила уменьшить нагрузку на менеджеров по персоналу и одновременно снизить текучесть кадров.

Тренды онбординга в 2021 году:

1. Персонализация. Направление процесса адаптации на конкретного сотрудника.
2. Социальные сети. Предоставление возможности неформального общения с другими участниками команды. При грамотной реализации можно вовлечь до 85% персонала.
3. Автоматизация. Упрощение рутины, внедрение интересных инструментов.
4. Улучшения на основе данных. Отслеживание эффективности применяемых методов.
5. Культурная ассимиляция. Разработка мероприятий для «погружения» сотрудника в корпоративный мир.
6. Buddy programs. Закрепление за новичком наставника, ментора.

Выводы

В конкурентной борьбе за таланты компании все больше стремятся к совершенствованию адаптационных процессов. Онбординг в рекрутинге это уже не просто «сухое» представление нового сотрудника команде и пояснение работнику его будущего функционала. Это комплекс мероприятий, который реализуются поэтапно. Сегодня есть много эффективных инструментов, которые позволяют провести адаптацию сотрудника «безболезненно». Однако ориентируясь на тот или иной тренд, важно учитывать специфику бизнеса, наличие ресурсов. То, что хорошо для одних, не будет результативно для других.