Подробная инструкция по организации процедуры мониторинга, а также примеры плана и приказа для проведения аудита
11 мин
Светлана Устилко
Что такое профиль должности, и 4 простых способа как его составить
Профиль должности дает наиболее полное представление о позиции и компетенциях, которые нужны сотруднику для выполнения должностных обязанностей. Его отсутствие усложняет процесс найма кадров и внутреннюю работу с персоналом. На разработку документа может уйти от нескольких минут до дней, но усилия окупаются всегда.
Рассмотрим, что такое профиль должности, с какой целью он применяется, а также расскажем о четырех способах его разработки. Шаблоны, примеры заполнения и рекомендации HR-эксперта — вся ценная информация в одной статье.
Что такое профиль должности, и зачем он нужен
Профиль должности — это документ с перечнем критериев, которым должен соответствовать сотрудник, работающий на конкретной позиции. Кроме базовых требований к персоналу, он содержит информацию о зонах ответственности, бизнес-задачах, месте в иерархии организации.
Образование, опыт работы и рекомендации от прежнего руководства не дают гарантии, что кандидат справится с задачами. Например, если раньше он выполнял задачи индивидуально, а теперь предстоит это делать в команде, дополнительно потребуется проверка на коммуникабельность. Случается и так, что на прежнем месте у соискателя был другой перечень обязанностей или он использовал иные технологии. Именно профиль должности на специалиста позволяет быстро определить параметры подбора и оценки претендентов.
Унифицированный профиль должности — незаменимый инструмент в HR-системе. Его применяют для подготовки описания вакансии, анализа квалификации соискателей, разработки системы финансового стимулирования персонала. Информацию из профиля HR-менеджеры используют при отборе сотрудников на повышение: по стандартным критериям определяют перечень навыков и знаний, которые необходимы специалистам на новой должности, а затем составляют индивидуальные планы развития компетенций.
| Рекрутинг | Оценка персонала |
| Кадровый резерв | Обучение, аттестация |
| Грейдирование | Премирование |
Содержание и структура профиля должности
Профиль имеет гибкую структуру. Ниже рассмотрим базовые блоки, которые нужно использовать при составлении документа.
Блок «Основные сведения»
В «шапке» документа перечисляются ключевые сведения о позиции, ее месте в иерархии организации.
| Наименование должности | Менеджер |
| Структурное подразделение | Отдел продаж |
| Непосредственный руководитель | Руководитель отдела продаж |
| Подчиненные | Нет |
| Горизонтальное сотрудничество | Менеджеры |
Последнюю колонку целесообразно добавлять при разработке документа для грейдинга. Сведения нужны для группировки должностей компании по квалификации и значимости.
Блок «Обязанности»
В разделе обозначаются основные задачи работника.
| Обязанности: |
|---|
|
Блок «Формальные требования»
В раздел включаются стандартные запросы к кадрам, которые редко корректируются. Сюда входят законодательные ограничения из профстандартов Минтруда к образованию, стажу, возрасту, полу, квалификации, а также пожелания работодателя.
| Формальные требования | |
|---|---|
| Образование | 1. Среднее профессиональное образование. 2. Непрофильное СПО и дополнительное профобразование по программе переподготовки. |
| Стаж | Опыт работы на должности категорией ниже не менее 1 года. |
| Разряд | — |
| Пол | — |
| Возраст | — |
| Дополнительно | Аттестат ИПБ России |
Блок «Компетенции»
В этот блок входят компетенции, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей: знания, навыки, опыт применения технологий, личностные качества. Шкала оценки помогает определить степень их освоения. Колонка «Вес» определяет значимость характеристик для позиции и помогает отобрать лучших кандидатов из фокусной группы.
| Компетенции | ||
|---|---|---|
| Название | Уровень владения (допустимые значения) | Вес |
| Профессиональные (hard skills) | ||
| Опыт автоматизации отдела продаж | 3 | 100 |
| Выявление потребностей клиента | 3 | 80 |
| Отработка возражений | 2 | 80 |
| Оформление договоров | 3 | 20 |
| Холодные звонки | 1 | 10 |
| Разрешение конфликтов | 1 | 80 |
| Выполнение плана продаж | 4 | 100 |
| Расчеты с клиентами | 3 | 40 |
| Владение CRM | 1 | 20 |
| Знание продукта | 3 | 99 |
| Управление личной эффективностью | 1 | 90 |
| Личные качества (soft skills) | ||
| Ориентация на результат | 3 | 100 |
| Грамотная речь | 3 | 80 |
| Коммуникабельность | 1 | 80 |
| Ответственность | 2 | 100 |
| Стрессоустойчивость | 1 | 100 |
| Честность | 3 | 100 |
| Обучаемость | 3 | 15 |
Для оценки компетенций персонала и соискателей эйчары используют разные системы измерения: баллы, проценты, значения «да»/ «нет» и другие.
Блок «Условия труда»
Информация из этого раздела нужна для подготовки текста вакансии, при разработке мер противодействия текучести кадров, системы финансового стимулирования.
| Режим работы | Home office |
| График | C 9:00 до 18:00 по МСК |
| Зарплата | Оклад 50 000 ₽, на испытательном сроке — 30 000 ₽ |
| Система премирования | Бонусы по итогам месяца (+15% при перевыполнении плана) |
| Соцпакет | ДМС, оплачиваемая телефония, бесплатная доставка до места работы |
4 способа, как составить профиль должности
Есть несколько способов создания профиля должности. Они отличаются «глубиной» и точностью проработки. Чем выше качество HR-инструмента, тем лучше результаты его применения.
1. Комплексный подход
Комплексный подход трудоемок и требует нескольких дней свободного времени. Он предполагает исследование позиции по двум блокам: описание должности и спецификация.
| Описание должности | Спецификация должности |
|---|---|
|
|
Для получения полной картины методы анализа роли применяют в комбинации.
Обзор документов. Много полезной информации можно почерпнуть из должностных инструкций. В них прописаны обязанности, требования к знаниям, зоны ответственности, горизонтальные связи. Но не все работодатели занимаются формированием ДИ. В этом случае нужные сведения стоит поискать в трудовом договоре. Кроме перечня задач персонала, в нем есть сведения о режиме и месте работы, графике, условиях оплаты труда, социальных гарантиях.
Данные о подчиненности и горизонтальных связях содержатся в схеме организационной структуры компании. Если такого документа нет в наличии, стоит потратить время на его разработку. Это пригодится для контроля внутренних коммуникаций, грейдирования и подготовки кадрового резерва.
Профстандарты Минтруда пригодятся при сборе информации о формальных требованиях к позиции. Учтите, что не все организации придерживаются ограничений, установленных законодательством, поэтому найденные сведения нужно обязательно согласовать с работодателем.
Интервью с экспертом. Полезную информацию о требованиях и необходимых компетенциях для позиции даст эксперт в предметной области. Это может быть непосредственный руководитель, эйчар, бизнес-тренер, высококвалифицированный сотрудник, тимлид. Задача разработчика профиля кандидата на должность — собрать структурированные данные об «идеальном» претенденте.
| Задачи персонала | Компетенции | ||
|---|---|---|---|
| Знания | Навыки | Личные качества/ способности | |
| Определение мест присутствия потенциальных клиентов в интернете |
|
|
|
| Проведение переговоров по продаже |
|
|
|
Сравнение компетенций успешных и «отстающих» сотрудников позволит провести качественную проработку профиля, а узнать «секреты» лучших кадров можно на кейс-интервью.
Анкетирование. Экономит время на создание правильного портрета персонала. Для простоты обработки результатов бланк опросника составляется по унифицированной форме профиля. Персонал заполняет тематические блоки самостоятельно. Чтобы избежать ошибок, итоги анкетирования нужно согласовать с непосредственным руководителем и работодателем.
2. Описание лучшего сотрудника на должности
Самый легкий способ разработки профиля. Автор документа «копирует» обязанности, знания, навыки, показатели эффективности. Но здесь есть проблема — соискатели редко обладают всеми компетенциями. При отборе кандидатов нужно учитывать, что их квалификация может быть ниже «идеала», и это нормально.
3. Интервью с собственником
Речь идет о руководителе-практике, который сам начинал работу с рассматриваемой вами позиции. «Списав» портрет сотрудника с управленца, желательно снизить требования к кадрам на 30%: у наемного персонала, как правило, ниже мотивация и нет такой «свободы» для реализации потенциала.
4. Разработка профиля по описанию вакансии
Если времени на подготовку профиля нет, можно создать документ по объявлению работодателя. Для этого нужно скачать шаблон бланка профиля и потратить несколько минут на его заполнение.
Подведем итоги
Профиль занимаемой должности — универсальный HR-инструмент, который значительно упрощает рекрутинг и внутреннюю работу с персоналом. Он нужен для отбора, оценки, обучения, аттестации сотрудников, формирования резерва, подготовки систем грейдирования и премирования. Для разработки документа можно использовать 4 метода: комплексный подход, интервью с экспертом, собеседование с собственником, копирование содержания вакансии.
Читайте также
Как сохранить команду, когда ресурсов нет, а ожидания с каждым днем растут всё больше и больше
Новый тренд на рынке труда, который вызывает опасения у работодателей. Рассказываем, в чем его суть и кто ему следует
Попробуйте TestWork в деле
Дарим 7 дней для всесторонней оценки персонала совершенно бесплатно!
