Как Составить Профиль Должности: Шаблон и Образец [Скачать]

Профиль должности дает наиболее полное представление о позиции и компетенциях, которые нужны сотруднику для выполнения должностных обязанностей. Его отсутствие усложняет процесс найма кадров и внутреннюю работу с персоналом. На разработку документа может уйти от нескольких минут до дней, но усилия окупаются всегда.

Рассмотрим, что такое профиль должности, с какой целью он применяется, а также расскажем о четырех способах его разработки. Шаблоны, примеры заполнения и рекомендации HR-эксперта — вся ценная информация в одной статье.

Светлана Устилко

Специалист в сфере кадрового менеджмента

12/2/2022

7 мин

Что такое профиль должности, и зачем он нужен

Профиль должности — это документ с перечнем критериев, которым должен соответствовать сотрудник, работающий на конкретной позиции. Кроме базовых требований к персоналу, он содержит информацию о зонах ответственности, бизнес-задачах, месте в иерархии организации.

профиль должности шаблон

Образование, опыт работы и рекомендации от прежнего руководства не дают гарантии, что кандидат справится с задачами. Например, если раньше он выполнял задачи индивидуально, а теперь предстоит это делать в команде, дополнительно потребуется проверка на коммуникабельность. Случается и так, что на прежнем месте у соискателя был другой перечень обязанностей или он использовал иные технологии. Именно профиль должности на специалиста позволяет быстро определить параметры подбора и оценки претендентов.

Кейс:

Небольшая компания обратилась к рекрутеру с просьбой найти сотрудников. Перед специалистом поставили, казалось бы, простую задачу — за месяц привести хотя бы одного человека. Однако на практике решить ее оказалось сложно.

Изначально руководитель не определил требования к позиции: «Посмотрю всех, а там решу». У рекрутера не было под рукой профиля должности и возможности его составить, но он активно включился в работу по широкой воронке поиска.

За месяц HR-специалист отобрал 30 кандидатов. 28 человек директор «забраковал» сразу, 2-х рассмотрел, и те не подошли. При каждом показе резюме шеф озвучивал новые требования, порой они противоречили друг другу. Рекрутер не смог найти персонал в срок.

Унифицированный профиль должности — незаменимый инструмент в HR-системе. Его применяют для подготовки описания вакансии, анализа квалификации соискателей, разработки системы финансового стимулирования персонала. Информацию из профиля HR-менеджеры используют при отборе сотрудников на повышение: по стандартным критериям определяют перечень навыков и знаний, которые необходимы специалистам на новой должности, а затем составляют индивидуальные планы развития компетенций.

**Профиль должности: области применения**
Рекрутинг	Оценка персонала
Кадровый резерв	Обучение, аттестация
Грейдирование	Премирование

Содержание и структура профиля должности

Профиль имеет гибкую структуру. Ниже рассмотрим базовые блоки, которые нужно использовать при составлении документа.

Блок «Основные сведения»

В «шапке» документа перечисляются ключевые сведения о позиции, ее месте в иерархии организации.

**Пример блока «Основные сведения» в профиле должности**
Наименование должности	Менеджер
Структурное подразделение	Отдел продаж
Непосредственный руководитель	Руководитель отдела продаж
Подчиненные	Нет
Горизонтальное сотрудничество	Менеджеры

Последнюю колонку целесообразно добавлять при разработке документа для грейдинга. Сведения нужны для группировки должностей компании по квалификации и значимости.

Блок «Обязанности»

В разделе обозначаются основные задачи работника.

**Блок «Обязанности»: пример из профиля должности менеджера по продажам:**
Обязанности:
поиск клиентов; анализ рынка; ведение информационной базы; оформление отчетности; удержание клиентов; презентация продуктов; заключение договоров; выполнение плана продаж.

Блок «Формальные требования»

В раздел включаются стандартные запросы к кадрам, которые редко корректируются. Сюда входят законодательные ограничения из профстандартов Минтруда к образованию, стажу, возрасту, полу, квалификации, а также пожелания работодателя.

**Пример из профиля должности бухгалтера**
Формальные требования
Образование	1. Среднее профессиональное образование. 2. Непрофильное СПО и дополнительное профобразование по программе переподготовки.
Стаж	Опыт работы на должности категорией ниже не менее 1 года.
Разряд	—
Пол	—
Возраст	—
Дополнительно	Аттестат ИПБ России

Блок «Компетенции»

В этот блок входят компетенции, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей: знания, навыки, опыт применения технологий, личностные качества. Шкала оценки помогает определить степень их освоения. Колонка «Вес» определяет значимость характеристик для позиции и помогает отобрать лучших кандидатов из фокусной группы.

**Образец заполнения блока в профиле должности**
Компетенции
Название	Уровень владения (допустимые значения)	Вес
Профессиональные (hard skills)
Опыт автоматизации отдела продаж	3	100
Выявление потребностей клиента	3	80
Отработка возражений	2	80
Оформление договоров	3	20
Холодные звонки	1	10
Разрешение конфликтов	1	80
Выполнение плана продаж	4	100
Расчеты с клиентами	3	40
Владение CRM	1	20
Знание продукта	3	99
Управление личной эффективностью	1	90
Личные качества (soft skills)
Ориентация на результат	3	100
Грамотная речь	3	80
Коммуникабельность	1	80
Ответственность	2	100
Стрессоустойчивость	1	100
Честность	3	100
Обучаемость	3	15

Для оценки компетенций персонала и соискателей эйчары используют разные системы измерения: баллы, проценты, значения «да»/ «нет» и другие.

Пример:

Уровни подготовки от 0 до 3, где 0 — новичок, минимальный порог для поступления на стажировку; 1 — начальный, может действовать под контролем наставника; 2 — базовый, самостоятельная работа; 3 — продвинутый, способен решать нестандартные задачи.

Блок «Условия труда»

Информация из этого раздела нужна для подготовки текста вакансии, при разработке мер противодействия текучести кадров, системы финансового стимулирования.

**Пример блока «Условия труда» в профиле должности**
Режим работы	Home office
График	C 9:00 до 18:00 по МСК
Зарплата	Оклад 50 000 ₽, на испытательном сроке — 30 000 ₽
Система премирования	Бонусы по итогам месяца (+15% при перевыполнении плана)
Соцпакет	ДМС, оплачиваемая телефония, бесплатная доставка до места работы

4 способа, как составить профиль должности

Есть несколько способов создания профиля должности. Они отличаются «глубиной» и точностью проработки. Чем выше качество HR-инструмента, тем лучше результаты его применения.

1. Комплексный подход

Комплексный подход трудоемок и требует нескольких дней свободного времени. Он предполагает исследование позиции по двум блокам: описание должности и спецификация.

Описание должности	Спецификация должности
формальные требования; положение в иерархии; обязанности; описание задач; структура отчетности; условия труда; показатели эффективности.	знания; навыки; способности; поведенческие модели; личные качества.

Для получения полной картины методы анализа роли применяют в комбинации.

Обзор документов. Много полезной информации можно почерпнуть из должностных инструкций. В них прописаны обязанности, требования к знаниям, зоны ответственности, горизонтальные связи. Но не все работодатели занимаются формированием ДИ. В этом случае нужные сведения стоит поискать в трудовом договоре. Кроме перечня задач персонала, в нем есть сведения о режиме и месте работы, графике, условиях оплаты труда, социальных гарантиях.

составление профиля должности

Данные о подчиненности и горизонтальных связях содержатся в схеме организационной структуры компании. Если такого документа нет в наличии, стоит потратить время на его разработку. Это пригодится для контроля внутренних коммуникаций, грейдирования и подготовки кадрового резерва.

Профстандарты Минтруда пригодятся при сборе информации о формальных требованиях к позиции. Учтите, что не все организации придерживаются ограничений, установленных законодательством, поэтому найденные сведения нужно обязательно согласовать с работодателем.

Интервью с экспертом. Полезную информацию о требованиях и необходимых компетенциях для позиции даст эксперт в предметной области. Это может быть непосредственный руководитель, эйчар, бизнес-тренер, высококвалифицированный сотрудник, тимлид. Задача разработчика профиля кандидата на должность — собрать структурированные данные об «идеальном» претенденте.

Задачи персонала	Компетенции
Задачи персонала	Знания	Навыки	Личные качества/ способности
Определение мест присутствия потенциальных клиентов в интернете	методы обнаружения целевой аудитории; анализ ЦА.	поиск информации с помощью ПК, смартфона; Церебро Таргет, Яндекс.Метрика, SimilarWeb.	ориентация на результат; вариативность мышления.
Проведение переговоров по продаже	стандарты ведения переговоров; знание продукта.	установление контакта; выявление потребности; работа с возражениями; завершение сделки.	нацеленность на результат; коммуникабельность; вежливость; грамотная речь.

Сравнение компетенций успешных и «отстающих» сотрудников позволит провести качественную проработку профиля, а узнать «секреты» лучших кадров можно на кейс-интервью.

Пример:

Разработчик просит респондентов рассказать о том, как им удается выполнить план и выйти из критической ситуации, какие инструменты и технологии при этом они используют.

Анкетирование. Экономит время на создание правильного портрета персонала. Для простоты обработки результатов бланк опросника составляется по унифицированной форме профиля. Персонал заполняет тематические блоки самостоятельно. Чтобы избежать ошибок, итоги анкетирования нужно согласовать с непосредственным руководителем и работодателем.

2. Описание лучшего сотрудника на должности

Самый легкий способ разработки профиля. Автор документа «копирует» обязанности, знания, навыки, показатели эффективности. Но здесь есть проблема — соискатели редко обладают всеми компетенциями. При отборе кандидатов нужно учитывать, что их квалификация может быть ниже «идеала», и это нормально.

3. Интервью с собственником

Речь идет о руководителе-практике, который сам начинал работу с рассматриваемой вами позиции. «Списав» портрет сотрудника с управленца, желательно снизить требования к кадрам на 30%: у наемного персонала, как правило, ниже мотивация и нет такой «свободы» для реализации потенциала.

Комплексная оценка кандидатов

Тестируйте соискателей по проверенным методикам

Начать работу

4. Разработка профиля по описанию вакансии

Если времени на подготовку профиля нет, можно создать документ по объявлению работодателя. Для этого нужно скачать шаблон бланка профиля и потратить несколько минут на его заполнение.

Подведем итоги

Профиль занимаемой должности — универсальный HR-инструмент, который значительно упрощает рекрутинг и внутреннюю работу с персоналом. Он нужен для отбора, оценки, обучения, аттестации сотрудников, формирования резерва, подготовки систем грейдирования и премирования. Для разработки документа можно использовать 4 метода: комплексный подход, интервью с экспертом, собеседование с собственником, копирование содержания вакансии.

Автор статьи

Светлана Устилко

Специалист в сфере кадрового менеджмента. Успешный опыт массового тестирования больших групп до 700 человек. Участие в общедиагностических мероприятиях для оценки личных и профессиональных качеств с применением проективных методик и опросников. Проводит карьерные консультации с использованием тестов на профориентацию.

СМИ о нас

Все публикации

Попробуйте TestWork в деле

Дарим 7 дней для всесторонней оценки персонала совершенно бесплатно!

Что такое профиль должности, и 4 простых способа как его составить