Как рассчитать загруженность работников

Успешность предприятия напрямую зависит от того, насколько эффективно работники выполняют свои должностные обязанности. Практически в каждой компании помимо тех, кто добросовестно трудится, есть еще три категории сотрудников: одни остаются сверхурочно или берут работу на дом, другие — усиленно создают видимость занятости, третьи — откровенно скучают и ждут окончания рабочего дня.

Высокая нагрузка работников постепенно приводит к ухудшению их физического и психоэмоционального состояния, а в перспективе — к профессиональному выгоранию. Низкая — к снижению бизнес-активности и уменьшению прибыли. Чтобы найти золотую середину, необходимо провести тщательный анализ занятости сотрудников и разработать меры по оптимизации нагрузки персонала.

Ольга Бондаренко
Ольга Бондаренко
Специалист в сфере HR
загруженность работника

Загруженность работников в России

Среднестатистический житель РФ работает около 1749 часов в год. По данным Организации экономического сотрудничества и развития за 2020 год, в других странах это значение меньше, однако производительность труда в России в 6 раз ниже. Такое несоответствие временных затрат и продуктивности обусловлено иррациональным использованием рабочего времени и неравномерной нагрузкой.

Загруженность сотрудников: среднее годовое количество фактически отработанных часов на 1 чел.
Страна Среднегодовая занятость
Австрия 1400
Франция 1402
Германия 1330
Швеция 1424
Дания 1346

По данным исследования, проведенного hh.ru, только 21% россиян полностью отдаются выполнению должностных обязанностей. Более половины сотрудников тратят часть рабочего дня на общение с коллегами, чтение новостей, посещение социальных сетей, просмотр видеороликов и покупки в интернет-магазинах, а 12% — уделяют работе менее 50% времени.

распределение нагрузки на работников

Многим приходится оставаться после работы, чтобы закончить отчет или подготовить презентацию. По данным аналитиков, только 9% опрошенных никогда не трудились сверхурочно. Использование рабочего времени в личных целях наносит материальный урон работодателю. Рассмотрим, как это происходит на примере небольшой компании со среднемесячным фондом оплаты труда 720 тыс. рублей.

Если считать, что среднее количество рабочих дней в месяце 20,6, то среднедневной ФОТ — 34,951 тыс. руб. (4,369 тыс. руб. в час). Предположим, что сотрудники ежедневно тратят 1 час рабочего времени впустую. Убыток за месяц составит 90 тысяч рублей, а за год эта сумма возрастет в двенадцать раз!

Методы определения загруженности персонала

То, что человек работает «не поднимая головы», может свидетельствовать не только о большой нагрузке, но и о недостаточном уровне квалификации.  Существует несколько способов определить загруженность работника.

Способ №1. Фотография рабочего дня. Ежедневно сотрудник должен фиксировать, чем он занят, с указанием временного интервала. Чтобы составить полное представление о загруженности персонала, хронометраж рабочего времени желательно делать хотя бы на протяжении месяца.

Минусы

Необходимость постоянно фиксировать выполненную задачу отвлекает, приводит к неэффективному использованию времени, снижает производительность труда. Кроме того, недобросовестные работники могут приукрасить информацию или, наоборот, забудут вписать важный пункт. И вряд ли кто-то честно признается, что отвлекался на просмотр новостей или пролистывание ленты в социальных сетях.

Способ №2. Видеонаблюдение. Установка камер с целью мониторинга исполнения сотрудниками должностных обязанностей.

Минусы
Подчиненные должны быть уведомлены о ведении видеонаблюдения и дать на него согласие. Известны случаи, когда компании теряли опытных сотрудников, из-за того, что те чувствовали дискомфорт от видеоконтроля. Ненадежность: камеры спасают от длительных перекуров и чаепитий, но не защищают от бездействия на рабочем месте.

Способ №3. Контролер нагрузки. Один из членов коллектива следит за тем, как выполняют должностные обязанности остальные, и фиксирует проделанную работу.

Минусы
Обязанности, которые ранее выполнял контролер, ложатся на плечи его коллег. Личностные отношения в коллективе могут отразиться на объективности анализа.

Способ №4. Тестирование. Тесты проводятся в формате собеседования. Их цель — определить насколько хорошо сотрудник понимает поставленные перед ним задачи и как быстро и правильно может с ними справляться.

Минусы
Для проведения качественного анализа опросов придется приглашать специалиста и тратить рабочее время.

Используя эти способы, нужно делать погрешность на человеческий фактор и учитывать возможные ошибки при оценке эффективности сотрудника.

Оцените состояние работника быстро и объективно
С помощью нашего психологического теста

Пройти тест

Автоматизация учета нагрузки сотрудников

Во время пандемии, когда многие ушли на удаленку, перед работодателями остро стал вопрос, как можно рассчитать загруженность работников. Эффективно справиться с поставленной задачей позволяют специальные программы, которые способны оценить не только нагрузку персонала, но и рассчитать его продуктивность. Ниже приведен краткий обзор популярных сервисов, которые имеют бесплатную версию.

Bitcop.Функционал программы позволяет отследить действия сотрудников на рабочем месте. Приложение фиксирует время начала и окончания рабочего дня, учитывает опоздания и переработки. Работодатель может получить отчет о продуктивности подчиненных, составленный на основании анализа открытых окон, документов и посещения сайтов. Программа дает возможность с заданной периодичностью делать скриншоты экранов и готовить оперативную сводку о занятости каждого сотрудника в определенный момент времени. В Bitcop реализована возможность тайминга онлайн-конференций, мессенджеров и звонков через внутреннюю IP-телефонию. Приведенная ниже таблица показывает, какие функции доступны работодателю:

как рассчитать трудовую нагрузку сотрудника

Сервис генерирует историю поисковых запросов, мониторинг открытых программ и сайтов.

Образец формирования хронометража рабочего дня (с 09:01 по 09:11)
Кащенко И.В.
должность: бухгалтер
Время Длительность Деятельность
31.08.2021 09:01 Начало работы
09:01-09:06 05 мин. 02 мин. yandex.ru

01 мин. Яндекс — поиск №1 в России — Google Chrome

01 мин. Новое в законодательстве — Яндекс: нашлось 38 млн результатов — Google

35 сек. Прогноз погоды в Анталии на 10 дней — Яндекс.Погода — Google

01 мин. Проводник

01 мин. 2 КВАРТАЛ 2021

12 сек. Отчеты

02 мин. Microsoft Excel

02 мин. Инвентаризационная опись — Excel

02 сек. Открытие Excel

09:06-09:11 05 мин. 03 мин. Microsoft Excel

03 мин. Инвентаризационная опись — Excel

02 мин. news.yandex.ru

1мин. 58 сек. Бархатный сезон: где отдохнуть за границей

12 сек. Болгария меняет правила въезда для детей из России

Активность сотрудника фиксируется каждые 5 минут. Руководителю достаточно одного взгляда, чтобы понять, сколько времени потрачено впустую.

ActivTrak. В этой программе помимо возможности получения аналитических данных о загруженности сотрудников и формирования отчетов об их продуктивности, реализована блокировка сайтов из «черного» списка работодателя. Тем самым ограничивается возможность просмотра нежелательного контента в рабочее время. Наличие встроенного кейлоггера позволяет записывать последовательность нажатия клавиш на каждом устройстве.

Screenshot monitor. Приложение дает возможность работодателю с периодичностью до 30 снимков в час получать скриншоты рабочих мониторов. Программу нельзя использовать без ведома сотрудников. Разработчики ПО позаботились о конфиденциальности личной информации — работник самостоятельно запускает приложение. Отслеживание производится до нажатия кнопки «стоп».

Monitask. Еще одна программа, которая запускается индивидуально с каждого устройства. Ведет подсчет активности пользователей, аккумулирует статистику используемых приложений и сайтов, делает скриншоты экрана. Ежедневно готовятся отчеты по продуктивному и нецелевому использованию времени. Программа учитывает любую активность пользователей: нажатие клавиш, щелчки и движения мыши. Функционал предусматривает возможность общения на единой платформе с целью упрощения командной работы.

Hubstaff. Приложение предназначено для оптимизации работы небольших команд, работающих удаленно. Он позволяет автоматизировать управление командой, следит за обновлениями, составляет расписание. Система контролирует сроки выполнения этапов проекта и не позволяет выйти за рамки бюджета. В программе реализована возможность GPS-отслеживания географического местоположения наемного работника, формирование отчетов по использованию времени, создание скриншотов экранов. Hubstaff один из немногих сервисов, который позволяет скачать отчеты в формате excel и pdf.

Как рассчитать загруженность  работников

К сожалению, не существует унифицированной формулы, по которой можно вычислить загрузку работников. Для оценки эффективности работы необходимо установить нормативные показатели — сколько времени тратится на ту или иную операцию.

Например, на внесение одной позиции из товарной накладной в 1С: Бухгалтерию специалисту нужно примерно 2  минуты, а на подготовку платежного поручения — 3 минуты. То есть норма за час составляет 20 платежек  или 30 товарных позиций. На сведение одного отчета отводится 40 мин.

Как регламентируется нагрузка сотрудников в России согласно ТК:
  • нормальная продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю;
  • работа по совместительству не должна занимать больше четырех часов в день;
  • по инициативе работодателя в связи с производственной необходимостью сотрудник может работать  сверхурочно  до четырех часов, но  не более двух дней подряд;
  • максимальная годовая продолжительность сверхурочной работы — 120 часов.

Нарушение трудового законодательства карается штрафом от 30 до 50 тыс. руб. на юридических лиц и от 1 тыс. до 5 тыс. руб. на должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).

Рассмотрим нагрузку двух бухгалтеров, которые согласно хронометражу рабочего времени не отвлекались на посторонние дела.

Вид операции Маркевич Н.П. Производительность Бондарева И.С. Производительность
Платежные поручения  128 128:20 = 6 ч.24 мин 67 67:20 = 3 ч.21 мин
Внесение накладных 152 152:30 = 5 ч 4 мин 84 84:30 = 2 ч 48 мин
Подготовка статистических форм  2  40*2 = 1 ч 20 мин  
Итого   12 часов 48 мин   6 часов 9 минут

Из таблицы наглядно видно, что Маркевич Н.П. за смену выполнила норму на 1,5 ставки, а Бондарева И.С.  работала непродуктивно. В этой ситуации, чтобы избежать нервного напряжения в коллективе из-за неравномерной загруженности, работодатель может пересмотреть обязанности сотрудников и предложить  Маркевич Н.П. написать заявление на совмещение должностей без отработки времени.

Еще один способ определить  степень загруженности персонала — воспользоваться калькулятором для расчета численности. Он представляет собой онлайн-таблицу, в которой можно рассчитывать не только нагрузку работников, но и потребность в штатных единицах.

Выводы

Недоработки, равно как сверхурочная занятость, свидетельствуют о непродуктивной работе руководителей отделов и организации в целом. Недостаточно проанализировать загруженность персонала, чтобы достигнуть оптимальных результатов. Необходимо разработать план мероприятий.

Как эффективно распределять нагрузку среди сотрудников: рекомендации для HR-ов

  1. Определить ключевые показатели эффективности по операциям и проектам. Например, проанализировать время, необходимое для проведения операции в системе «Клиент-банк», или рассчитать, сколько тратится на прием одного клиента. Исходя из этого, утвердить приказом по производству нормы нагрузки работников, регулярно анализировать их выполнение.
  2. Не допускать колебаний загруженности сотрудников в сторону превышения или уменьшения.
  3. Принять меры по снижению нагрузки работников, которые регулярно перерабатывают. Ввести систему доплат и поощрений за выполнение дополнительных объемов работы.
  4. Подготовить кадровые решения по сотрудникам с низким уровнем знаний и квалификации: отправить на обучение, перевести на другую должность или уволить.

Читайте также

онбординг сотрудников