Как рассчитать загруженность работников

Загруженность работников в России

Среднестатистический житель РФ работает около 1749 часов в год. По данным Организации экономического сотрудничества и развития за 2020 год, в других странах это значение меньше, однако производительность труда в России в 6 раз ниже. Такое несоответствие временных затрат и продуктивности обусловлено иррациональным использованием рабочего времени и неравномерной нагрузкой.

По данным исследования, проведенного hh.ru, только 21% россиян полностью отдаются выполнению должностных обязанностей. Более половины сотрудников тратят часть рабочего дня на общение с коллегами, чтение новостей, посещение социальных сетей, просмотр видеороликов и покупки в интернет-магазинах, а 12% — уделяют работе менее 50% времени.

Многим приходится оставаться после работы, чтобы закончить отчет или подготовить презентацию. По данным аналитиков, только 9% опрошенных никогда не трудились сверхурочно. Использование рабочего времени в личных целях наносит материальный урон работодателю. Рассмотрим, как это происходит на примере небольшой компании со среднемесячным фондом оплаты труда 720 тыс. рублей.

Методы определения загруженности персонала

То, что человек работает «не поднимая головы», может свидетельствовать не только о большой нагрузке, но и о недостаточном уровне квалификации.  Существует несколько способов определить загруженность работника.

Способ №1. Фотография рабочего дня. Ежедневно сотрудник должен фиксировать, чем он занят, с указанием временного интервала. Чтобы составить полное представление о загруженности персонала, хронометраж рабочего времени желательно делать хотя бы на протяжении месяца.

Способ №2. Видеонаблюдение. Установка камер с целью мониторинга исполнения сотрудниками должностных обязанностей.

Способ №3. Контролер нагрузки. Один из членов коллектива следит за тем, как выполняют должностные обязанности остальные, и фиксирует проделанную работу.

Способ №4. Тестирование. Тесты проводятся в формате собеседования. Их цель — определить насколько хорошо сотрудник понимает поставленные перед ним задачи и как быстро и правильно может с ними справляться.

Используя эти способы, нужно делать погрешность на человеческий фактор и учитывать возможные ошибки при оценке эффективности сотрудника.

Оцените состояние работника быстро и объективно

С помощью нашего психологического теста

Пройти тест

Автоматизация учета нагрузки сотрудников

Во время пандемии, когда многие ушли на удаленку, перед работодателями остро стал вопрос, как можно рассчитать загруженность работников. Эффективно справиться с поставленной задачей позволяют специальные программы, которые способны оценить не только нагрузку персонала, но и рассчитать его продуктивность. Ниже приведен краткий обзор популярных сервисов, которые имеют бесплатную версию.

Bitcop.Функционал программы позволяет отследить действия сотрудников на рабочем месте. Приложение фиксирует время начала и окончания рабочего дня, учитывает опоздания и переработки. Работодатель может получить отчет о продуктивности подчиненных, составленный на основании анализа открытых окон, документов и посещения сайтов. Программа дает возможность с заданной периодичностью делать скриншоты экранов и готовить оперативную сводку о занятости каждого сотрудника в определенный момент времени. В Bitcop реализована возможность тайминга онлайн-конференций, мессенджеров и звонков через внутреннюю IP-телефонию. Приведенная ниже таблица показывает, какие функции доступны работодателю:

Сервис генерирует историю поисковых запросов, мониторинг открытых программ и сайтов.

Активность сотрудника фиксируется каждые 5 минут. Руководителю достаточно одного взгляда, чтобы понять, сколько времени потрачено впустую.

ActivTrak. В этой программе помимо возможности получения аналитических данных о загруженности сотрудников и формирования отчетов об их продуктивности, реализована блокировка сайтов из «черного» списка работодателя. Тем самым ограничивается возможность просмотра нежелательного контента в рабочее время. Наличие встроенного кейлоггера позволяет записывать последовательность нажатия клавиш на каждом устройстве.

Screenshot monitor. Приложение дает возможность работодателю с периодичностью до 30 снимков в час получать скриншоты рабочих мониторов. Программу нельзя использовать без ведома сотрудников. Разработчики ПО позаботились о конфиденциальности личной информации — работник самостоятельно запускает приложение. Отслеживание производится до нажатия кнопки «стоп».

Monitask. Еще одна программа, которая запускается индивидуально с каждого устройства. Ведет подсчет активности пользователей, аккумулирует статистику используемых приложений и сайтов, делает скриншоты экрана. Ежедневно готовятся отчеты по продуктивному и нецелевому использованию времени. Программа учитывает любую активность пользователей: нажатие клавиш, щелчки и движения мыши. Функционал предусматривает возможность общения на единой платформе с целью упрощения командной работы.

Hubstaff. Приложение предназначено для оптимизации работы небольших команд, работающих удаленно. Он позволяет автоматизировать управление командой, следит за обновлениями, составляет расписание. Система контролирует сроки выполнения этапов проекта и не позволяет выйти за рамки бюджета. В программе реализована возможность GPS-отслеживания географического местоположения наемного работника, формирование отчетов по использованию времени, создание скриншотов экранов. Hubstaff один из немногих сервисов, который позволяет скачать отчеты в формате excel и pdf.

Как рассчитать загруженность  работников

К сожалению, не существует унифицированной формулы, по которой можно вычислить загрузку работников. Для оценки эффективности работы необходимо установить нормативные показатели — сколько времени тратится на ту или иную операцию.

Например, на внесение одной позиции из товарной накладной в 1С: Бухгалтерию специалисту нужно примерно 2  минуты, а на подготовку платежного поручения — 3 минуты. То есть норма за час составляет 20 платежек  или 30 товарных позиций. На сведение одного отчета отводится 40 мин.

Нарушение трудового законодательства карается штрафом от 30 до 50 тыс. руб. на юридических лиц и от 1 тыс. до 5 тыс. руб. на должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).

Рассмотрим нагрузку двух бухгалтеров, которые согласно хронометражу рабочего времени не отвлекались на посторонние дела.

Из таблицы наглядно видно, что Маркевич Н.П. за смену выполнила норму на 1,5 ставки, а Бондарева И.С.  работала непродуктивно. В этой ситуации, чтобы избежать нервного напряжения в коллективе из-за неравномерной загруженности, работодатель может пересмотреть обязанности сотрудников и предложить  Маркевич Н.П. написать заявление на совмещение должностей без отработки времени.

Еще один способ определить  степень загруженности персонала — воспользоваться калькулятором для расчета численности. Он представляет собой онлайн-таблицу, в которой можно рассчитывать не только нагрузку работников, но и потребность в штатных единицах.

Выводы

Недоработки, равно как сверхурочная занятость, свидетельствуют о непродуктивной работе руководителей отделов и организации в целом. Недостаточно проанализировать загруженность персонала, чтобы достигнуть оптимальных результатов. Необходимо разработать план мероприятий.

Как эффективно распределять нагрузку среди сотрудников: рекомендации для HR-ов

1. Определить ключевые показатели эффективности по операциям и проектам. Например, проанализировать время, необходимое для проведения операции в системе «Клиент-банк», или рассчитать, сколько тратится на прием одного клиента. Исходя из этого, утвердить приказом по производству нормы нагрузки работников, регулярно анализировать их выполнение.
2. Не допускать колебаний загруженности сотрудников в сторону превышения или уменьшения.
3. Принять меры по снижению нагрузки работников, которые регулярно перерабатывают. Ввести систему доплат и поощрений за выполнение дополнительных объемов работы.
4. Подготовить кадровые решения по сотрудникам с низким уровнем знаний и квалификации: отправить на обучение, перевести на другую должность или уволить.