Правильный фидбэк: как подготовить обратную связь по вакансии и не испортить репутацию

Что включает обратная связь по вакансии

Обратная связь (feedback или фидбэк) в рамках подбора персонала — это реакция работодателя на информацию, которая поступает от кандидата. В зависимости от ступени взаимодействия ее содержание, равно как и ожидания соискателя, будут отличаться. 

Так, участие в собеседовании претендент на вакансию воспринимает как некую гарантию заинтересованности фирмы в своей кандидатуре, поэтому ждет фидбэка в виде положительного или отрицательного решения о приеме на работу. Соискатель, который только направил резюме, хочет получить от рекрутера отзыв другого рода:

• получен ли его отклик;
• как долго его будут рассматривать;
• смог ли он заинтересовать работодателя.

То есть на данном этапе кандидат желает как можно быстрее понять, увидели ли его письмо, стоит тратить время на ожидание ответа или лучше приступить к дальнейшим поискам. Поэтому основная задача HR-менеджера после получения резюме — разрешить состояние неопределенности. Если процесс ожидания затягивается, то у претендента формируется негативное впечатление от взаимодействия с компанией. 

Обязательно ли давать фидбэк по вакансии

Необходимость давать обратную связь на отклики соискателей можно рассматривать в двух аспектах: насколько это обязательно с юридической точки зрения, и как бездействие скажется на репутации бренда работодателя.

Юридическое понимание

По закону работодатель должен предоставлять соискателям информацию о факте и причинах отказа. Он не обязан приглашать на собеседование и, тем более, трудоустраивать всех, кто выразил желание сотрудничать. Но любой направивший резюме кандидат хочет иметь точные сведения о том, почему выбор был сделан не в его пользу. 

В связи с неоднозначностью юридического понимания, чем именно является отклик на размещенную вакансию, разнятся и подходы к обязательности информирования кандидатов о решениях фирмы. Судебная практика определяет два варианта трактовки понятия:

1. Направление резюме не рассматривается как обращение с требованием заключения договора. Работодатель не обязан реагировать на него и пояснять свои действия (апелляционное определение).
2. Отклик — инициатива к началу процесса оформления трудовых отношений. Компания по письменной или устной просьбе должна сообщить соискателю об отказе документально с указанием обоснованного решения (апелляционное определение).

Закон закрепляет обязанность работодателя отклонять запрос в заключении трудового договора только по обоснованным критериям. Поэтому если руководство компании приняло решение об информировании всех претендентов на вакансию, то в обратной связи HR-менеджер должен ссылаться только на несоответствие деловых качеств соискателя. Иные доводы, например, место проживания кандидата, его принадлежность к какой-то социальной группе, не могут выступать в качестве аргументов для отказа.

Онлайн-оценка персонала

Проверьте деловые качества ваших сотрудников

Приступить к тестированию

Репутация компании

Помимо юридических аспектов, нужно учесть важность предоставления обратной информации для формирования репутации работодателя. С того момента, как человек откликнулся на вакансию, у него начинает складываться мнение о компании. Кандидат тратит время на изучение рынка, выбор места, где его навыки будут полезны, подготовку резюме, поэтому, направляя свои документы в конкретную организацию, он ожидает получить ответную реакцию. Если же ее нет, то соискатель делает вывод, что его время потрачено зря, а работодатель неуважительно относится ко всем соискателям. 

Регулярное отсутствие обратной связи по вакансиям способно отрицательно повлиять на репутацию организации.

Неприятное впечатление от взаимодействия с компанией может стать препятствием на пути сотрудничества в будущем, например, в том случае, если спустя время в организации откроется подходящая для кандидата вакансия и рекрутер предложит ее к рассмотрению:

Кроме того, не забывайте, что соискатели делятся своими эмоциями со знакомыми и родственниками. Негативные слова в адрес работодателя от одного человека могут сформировать отрицательное мнение о бренде у большого круга лиц.  

Особое внимание нужно уделять взаимодействию со специалистами, которые имеют редкую или высокую квалификацию. Они осознают свою ценность на рынке труда, придирчиво относятся к выбору места работы и действительно ждут ответа от HR-менеджера. Отрицательный опыт в прошлом, скорее всего, заставит и кандидата, и людей, с которыми он взаимодействует в тесном профессиональном кругу, отказаться от делового общения с представителями компании. 

Связанная статья

Overqualified: преимущества и «подводные камни» найма

Разбираемся, чем грозит прием специалистов с избыточной квалификацией и как мотивировать таких сотрудников.

Как давать обратную связь по вакансии

Представим, что ради сохранения и укрепления репутации компании руководство поставило перед HR-менеджером задачу предоставлять обратную связь каждому соискателю. Это вполне реально, если в день по всем вакансиям поступает от силы 10 откликов. Но количество кандидатов, направивших резюме, может доходить до нескольких сотен. В такой ситуации давать индивидуальный развернутый фидбэк с выделением сильных сторон и точек развития, практически невозможно. Поэтому важно расставить приоритеты и выстроить грамотную систему взаимодействия.

Подбирайте способ и содержание обратной связи для каждой конкретной вакансии. Для этого предварительно оцените критерии:

• предполагаемое количество откликов;
• важность позиции и требования к квалификации;
• количество кандидатов на рынке, редкость специалистов.

Результат такого анализа поможет подобрать правильный формат фидбэка.

Уведомление о сроках 

Укажите в тексте вакансии критерии получения обратной связи и сроки предоставления фидбэка, тогда еще на этапе ознакомления с объявлением соискатели получат четкое представление о порядке рассмотрения резюме. Этот вариант удобен тем, что охватывает сразу всех претендентов на должность:

Автоматический ответ

Еще один способ ответного взаимодействия, рассчитанный на уведомление всех кандидатов, которые обратятся в компанию. Настройте автоматическую отправку шаблонного ответа при поступлении резюме. Это можно сделать как для откликов, поступивших на сайт, так и полученных по электронной почте.

Подготовьте текст сообщения для обратной связи, включив в него:

• информацию о факте получение отклика;
• благодарность за обращение именно в вашу компанию;
• пояснение дальнейших действий;
• период и условия, необходимые для предоставления ответа. 

Персональная обратная связь

При большом потоке резюме дать развернутую обратную связь каждому претенденту, действительно, сложно. Но на позиции высокой квалификации, особенно по редким профессиям, соискателей не так много и вероятность дальнейшего сотрудничества здесь гораздо выше. Поэтому, даже если такие специалисты не приглашены на собеседование, рекрутеру желательно оставить о себе хорошее впечатление.

Предоставьте этим соискателям не стандартный, а персональный фидбэк. Дать обратную реакцию можно по телефону или электронной почте. При подготовке сообщения руководствуйтесь требованиями, которые обычно используются для кандидатов, не прошедших отбор по результатам собеседований:

• поблагодарите за внимание к компании;
• укажите деловые характеристики, обязательные для вакансии, но не представленные у соискателя;
• пожелайте успеха в поисках;
• уведомите о возможности обращения к его резюме в дальнейшем.

Составляйте лаконичный текст с пояснением причин, которые стали препятствием для приглашения на собеседование. При этом нежелательно задействовать слова «отказ», «отклонено» и прямые аналоги. Старайтесь адаптировать формальный шаблон под содержащуюся в резюме информацию. Основная задача такой работы — дать соискателю понимание, что его оценили по достоинству, и настроить его на дальнейшее сотрудничество.

Подведем итоги

Грамотная организация подбора персонала включает не только поиск лучших претендентов, но и создание положительной репутации компании на рынке труда. Чтобы у соискателей сложилось хорошее впечатление о работодателе, HR-менеджеру важно обеспечивать своевременную обратную связь по направленным откликам. Фидбэк по вакансии предполагает предварительное определение приоритетов и оптимальную стратегию для каждого конкретного случая.