Как оценить делопроизводителя: 9 лучших методик

На что обратить внимание при отборе кандидатов

Оценивать претендентов на вакансию нужно с разных сторон. Если умение пользоваться ПК и учетными программами проверяется в процессе стажировки, то на первом этапе отбора внимание должно уделяться базовым скилам.

Учитывайте не только профессиональные навыки, но и личностные качества кандидатов. Сотрудник, отлично справляющийся с обязанностями, но, например, агрессивный и скандальный, будет вносить в коллектив раздрай. Для «отсева» неподходящих соискателей лучше использовать тестовые методики и опросники.

3 главных преимущества тестов:

1. Экономия времени на подбор персонала.
2. Независимость результатов испытания от личного впечатления.
3. Проверка соискателя на наличие важных для должности качеств и скилов.

Комплексная оценка делопроизводителя предназначена для «фильтрации» кандидатов, которым будет трудно справиться с обязанностями из-за особенностей характера или незнания теории.

Кадры решают всё!

Оценивайте кандидатов по проверенным методикам

Начать тестирование

Обзор тестов для оценки личных качеств делопроизводителя

1. Личностный опросник Р. Б. Кеттелла. Самый популярный инструмент для отбора персонала. Рекомендуется при найме на работу, требующую выполнения монотонных операций и усидчивости. Предполагает анализ личности по 16 шкалам, на полюсах которых находятся противоположные качества: замкнутость — общительность, низкий — высокий самоконтроль, практичность — мечтательность и т. д. При подсчете результатов по каждому фактору присваиваются значения от 0 до 10 баллов.

Какие характеристики оцениваются: коммуникация, сообразительность, обучаемость, эмоциональная устойчивость, стремление к доминированию, самостоятельность, нормативность поведения, активность, дипломатичность, самооценка, восприимчивость к новым идеям, независимость мнения, контроль эмоций и поведения.

2. Тест EPI Г. Айзенка. Опросник на темперамент и степень нейротизма — эмоциональной стабильности или ее отсутствия, лабильности нервной системы. Позволяет определить соответствие темперамента режиму работы. Считается, что с задачами, требующими усидчивости, лучше справляются флегматики и сангвиники. Тяжелее всего это дается холерикам.

Какие характеристики оцениваются: надежность, беззаботность; пассивность, живость; старательность, замкнутость; спокойствие, агрессивность; оптимизм, пессимизм; решительность, робость.

3. Тест О. Ф. Потемкиной. Позволяет оценить мотивацию кандидата. Наиболее ценные сотрудники показывают склонность к альтруизму, — они готовы жертвовать собственными потребностями ради пользы общества. В направленности на ход работы или итог предпочтительнее пропорциональное значение с параметрами 50/50 или 60/40.

Какие характеристики оцениваются: общие — личные интересы, власть — свобода, дело — деньги, процесс — результат.

4. Опросник (СПА) К. Роджерса и Р. Даймонда для определения способности к социально-психологической адаптации. Предназначен для оценки гармоничности, гибкости соискателя при взаимодействии с обществом, умения подстраиваться под требования социума. Позволяет выявить склонность к избеганию проблем, привычку винить в происходящем себя или других.

Какие характеристики оцениваются: адаптация — дезадаптация, лживость, принятие – непринятие себя и других, способность к субъективному контролю, доминирование — ведомость, эмоциональный комфорт — дискомфорт.

5. Тест «Коммуникативные и организаторские склонности» (КОС-2) для оценки способности делопроизводителя организовать работу и наладить деловое общение.

Какие характеристики оцениваются: навык установления контактов, участие в мероприятиях, влияние на окружающих, инициативность.

6. Тест «Определение способов регулирования конфликтов» К. Томаса и Р. Килманна. Позволяет определить тактику поведения сотрудника в конфликте. Иногда трений с коллегами не избежать, но для специалиста важно умение грамотно выходить из «острых» ситуаций. Кандидату предлагается выбрать одну из пяти тактик разрешения противоречий.

Какие характеристики оцениваются: приспособление, соревнование, избегание, компромисс, сотрудничество.

Расшифровка результатов тестов требует внимательной и грамотной интерпретации. В идеале оценку должен проводить психолог.

Как определить hard skills делопроизводителя

С целью оценки умений кандидата анализировать и обрабатывать информацию на уровне, достаточном для ведения делопроизводства, также используются тестовые методики:

• Числовой опросник. Направлен на установление умения оперировать данными в виде диаграмм, таблиц, графиков в условиях ограниченного времени.
• Тест на выявление способности к анализу текстовой информации, восприятия смысла прочитанного, определения значений и понимания синонимов.
• Тест на грамотность. Проверка знаний русского или иностранного языка (умение писать без ошибок, расставлять знаки препинания).

Сегодня есть много методик для оценки навыков оперирования числами и текстом. Среди них классическими вариантами считаются тесты английского психолога Ганса Айзенка. Для проверки грамотности можно использовать набор заданий со степенью сложности, доступной выпускникам общеобразовательной школы. Знание языка на уровне филолога делопроизводителю необязательно.

Оценки базовых знаний делопроизводителя

Позицию делопроизводителя должен занимать сотрудник, который владеет правилами обращения с документацией. За нарушение этих правил компания может получить штраф до 10 000 ₽. Для оценки знаний используются расширенные тесты. Они составляются конкретно под вакантную должность.

Пример вопросов для проверки кандидата:

• Какие существуют правила оформления приказов, протоколов, актов и других унифицированных документов?
• Где на бланках должны располагаться постоянные реквизиты?
• Какие характеристики придают бумагам юридическую силу?
• Как ведется учет документооборота на предприятии?
• В каких случаях разрешается засвидетельствование копий, созданных в другой организации?
• Где ставятся отметки о поступлении документа, контроле, направлении в дело?
• Назовите три вида приложений к официальным бланкам.
• Расскажите об алгоритме первичной обработки входящей корреспонденции.
• Как передать один акт, приказ нескольким подразделениям?

Как организовать тестирование делопроизводителя

На прохождение тестов отводится определенное время, как правило, 20-50 минут. При проведении испытаний офлайн нужно заранее распечатать бланки и раздать их соискателям. Затем следует зачитать инструкцию и включить таймер.

Онлайн-оценка — более удобный вариант. В этом случае работодателю не нужно выделять свободное помещение, а эйчару – тратить свое время. Тестирование проводится на специализированных сервисах. Вне зависимости от формата все испытания должны проходить в спокойной обстановке: без посторонних людей и отвлекающих шумов.

Связанная статья

Как проводится тестирование в крупных компаниях

Цели оценки и примеры тестов для кандидатов на должности разного уровня

Подведем итоги

Тестирование делопроизводителя — важный этап отбора кандидатов на позиции, связанные с ведением документооборота. Стандартизированные методики помогают делать непредвзятые, то есть независящие от личного мнения HR-менеджера, выводы.

Удобнее проводить исследования онлайн — это экономит силы и время. При выборе офлайн-формата соискателей нужно предварительно ознакомить с инструкцией и предупредить о том, что ответы должны быть честными и по большей части не усредненными.