Четкое понимание, чем занимаются сотрудники, куда направлены их основные усилия и не тратится ли время впустую, позволяют компаниям достигать высокой производительности труда и удерживать лидирующие позиции на рынке. И для этого не обязательно закупать дорогостоящее оборудование. Сегодня есть более экономически обоснованный и действенный метод — фотография рабочего дня.
Фотография рабочего дня (ФРД) — один из способов непрерывного наблюдения за ходом трудового процесса и измерения всех затрат времени в течение смены. По сути, он представляет собой расписанный по минутам трудовой день одного или нескольких сотрудников.
Основная цель ФРД — анализ распределения времени и сил в течение смены. Но польза этого метода намного существеннее, чем простой контроль за работником.
| Разработка нормативов оказания услуги, производства товаров или выполнения работ | Оптимизация производственных процессов за счет сокращения потерь времени или его нерационального использования |
| Пересмотр и корректировка должностных инструкций и функционала конкретных работников | Совершенствование политики управления персоналом (развитие самодисциплины, самоорганизации, разработка системы мотивации) |
| Внедрение тайм-менеджмента | Принятие решения о выборочном расширении или сокращении штата |
Если говорить об анализе рабочего процесса в принципе, то работодатели используют разные методы: моментных наблюдений, математико-статистический, экспертный, самофотографию, фотохронометраж. Все они помогают составить заключение о работе предприятия, цеха, подразделения и уместны для определенных целей.
Например, хронометраж показывает, сколько длится та или иная процедура. Этот метод обладает высокой точностью, но его минус в том, что он весьма трудозатратен. Самофотография полностью строится на доверии сотруднику, так как производит фото и фиксирует выполненные задачи непосредственно сам работник. И хотя затраты на реализацию здесь не слишком велики, минус всё же есть — у руководства нет возможности сделать вывод о непроизводительных потерях времени.
Отличие ФРД от других методов в том, что при таком подходе фиксация действий сотрудника происходит в течение всего дня. Она проводится либо ответственными лицами, либо автоматически с помощью программного обеспечения. Итог — наблюдательный лист (карта) с поминутным описанием всех дел.
Расшифровка карты представляет объективные данные о том, как сотрудник в конкретной должности использует время, и есть ли закономерная причина делать изменения в его функционале, режиме или производственном процессе и штате компании.
Фотография рабочего дня может быть индивидуальной, групповой и бригадной. Применение того или иного вида зависит от профессии, к которой он применяется, количества, графика и режима сотрудников.
Запуск процесса фотографии рабочего дня начинается с утверждения соответствующего приказа руководителем предприятия. В этом документе назначается комиссия, которой поручается организация исследования, и устанавливаются сроки реализации мероприятия:
Вне зависимости от вида и цели метод фотографии рабочего дня всегда используется по четкому алгоритму:
Шаг 1. Определение целей, вида и объекта. Основная задача оформления ФРД — анализ затрат времени и сил. А вот цели могут быть разными: рационализация трудового процесса в связи с введением нового оборудования или совершенствованием операционного процесса, оптимизация штатного расписания или должностных инструкций работников, обновление устаревших нормативов или их разработка с нуля.
В зависимости от поставленных целей необходимо определить вид планируемого мероприятия и объект исследования. Какой именно вид ФРД вы планируете внедрить:
Последний пункт этого шага — определение объекта для изучения (конкретного человека или коллектива).
Шаг 2. Выбор метода. В зависимости от цели и вида ФРВ работодатель может выделить конкретных специалистов для реализации наблюдения или поручить сотруднику самостоятельно сделать фотографию. Это бесплатный способ проведения исследования. Его плюс в том, что нет необходимости оплачивать услуги сторонней организации. Минус — создание комиссии из штатных сотрудников отвлекает персонал от выполнения прямых обязанностей.
Шаг 3. Формулировка норм и правил оценки. Здесь необходимо определиться с тем, кто будет проводить исследование и в течение какого периода. Как правило, задачу поручают экономисту по нормированию труда, либо кадровому специалисту, ведущему табельный учет. В любом случае это должен быть ответственный работник, четко понимающий суть процесса, поставленную задачу и цель, которую планируется достигнуть в итоге.
Шаг 4. Изучение технологического процесса. Ознакомиться с задачами сотрудника и ходом производства лучше заранее. Во-первых, это упростит работу непосредственно в период наблюдения — проверяющий будет понимать, что происходит. Во-вторых, это поможет в подготовке документов для проверки. В-третьих, значительно облегчит расшифровку отчета.
Шаг 5. Подготовка бланков отчетности. Все факты фиксируются в карте ФРД. Она представляет собой таблицу, в левой части которой отражается наименование операции, в правой — время начала и окончания, а также продолжительность действия.
Шаг 6. Инструктаж заинтересованных сторон. Сотрудников, которые будут подвергнуты наблюдению, необходимо поставить в известность о предстоящей процедуре. Обязательно донести цель и задачи мероприятия.
Если наблюдение поручено провести специалисту, не участвовавшему в подготовке исследования, ему необходимо объяснить все нюансы работы. Важно, чтобы исполнитель понял, что должен фиксировать любые действия сотрудников — не только выполнение рабочих задач. Для наглядности можно дать наблюдателю заполненный образец карты ФРД.
Результаты наблюдения фиксируются в карте фотографии рабочего дня. Составление документа выполняется в произвольной форме, то есть бланк разрабатывается компанией самостоятельно. Обязательно оформляется шапка, в которой указываются исходные данные:
Бланк практичнее сделать многолистовым. При этом условии шапка заполняется один раз, затем в таблице перед началом записей проставляется дата дня исследования. В течение мониторинга все дневные операции и действия вносятся в карту в хронологической последовательности.
Пример фотографии рабочего дня:
Данные, полученные в процессе наблюдения, представляют собой перечень действий исследуемого работника. Для анализа их необходимо распределить по видам деятельности. Для этого используются определенные коды или индексы. Идентичные операции объединяются под одним кодом.
Время, потраченное на непосредственное выполнение должностных функций и перерывы в работе, разумно разбить на подгруппы. Это даст более точный анализ действий сотрудника и причин простоя.
После распределения согласно кодам (индексам) составляется баланс фактического времени нахождения сотрудника на месте. Он представляет собой таблицу с указанием кода, длительности потраченного времени в минутах и часах и процентном отношении ко всему рабочему дню. Удобнее оформлять этот документ не в Word, а в Excel, так как эта программа значительно упрощает работу за счет формул.
Образец бланка баланса рабочего времени:
На основании составленного баланса рабочего времени анализируется деятельность сотрудника и выявляются потери, влияющие на его производительность.
При анализе данных наблюдательного листа, сведенных в баланс, применяются коэффициенты — показатели использования времени, переработки, потерь по организационным или техническим причинам, процент на подготовительные и заключительные работы, вероятное повышение производительности за счет сокращения потерь времени и т. п.
Нормативные данные для сравнения с фактическими затратами времени устанавливаются в отраслевых и межотраслевых соглашениях или в самой организации, приказах, постановлениях и рекомендациях Министерства труда и социальной защиты России.
Коэффициенты, используемые при анализе данных ФРД, и их характеристика:
Результат этого этапа — понимание недостатков в работе. Следующий шаг — разработка мероприятий для их устранения.
Фотография рабочего дня — это эффективный инструмент для анализа и наглядного отражения деятельности отдельного сотрудника или группы работников предприятия.
Проведение ФРД может быть использовано не только для выявления потерь времени. Его значение для управления производственным процессом намного шире. С помощью правильно организованной процедуры и грамотного анализа полученных данных можно повысить производительность отдельного специалиста или рабочего и всей компании в целом.
