Что такое корпоративные знания, и кто ими управляет

Понятие корпоративных знаний, их классификация

Под системой корпоративных знаний понимается комплекс информации, сформированной и применяемой компанией для получения необходимых бизнесу результатов. Когда внедряется новая технология, разрабатывается уникальный продукт, осваивается рынок сбыта, сотрудники вынуждены разыскивать данные, изучать методы работы, развивать навыки. В подобных условиях значимость полезных данных растет. Получение, сбор, систематизация, хранение и распространение ценных сведений начинает играть первостепенную роль.

Зачем собирать корпоративные знания

Для компаний основная проблема состоит в обеспечении стабильного накопления и обновления нужной информации. Носителями большей части ценных сведений выступают сотрудники предприятия. В современных условиях специалисты достаточно часто меняют место работы. С уходом одного высококвалифицированного работника компания фактически лишается его опыта, знаний, а значит и конкурентных преимуществ.

Хранение компанией информации в разных, порою несогласованных местах усложняет поиск нужной информации, замедляет процесс принятия решений. Например, локальные акты хранятся только в бумажном виде или отсканированы, но не сгруппированы. Смена технологии, порядка операций, внедрение форм организации труда, требует обучения работников и получение ими сведений — без этого инновации невозможны. Данные проблемы решает управляемая корпоративная база знаний организации.

Предпосылки внедрения и задачи управления корпоративными знаниями

Под управлением знаниями в организации понимается комплекс мероприятий по сбору, систематизации, обработке, использованию, предоставление доступа к полезной информации для персонала в интересах компании.

Цели создания системы:

1. Стимулирование инноваций, невозможных без применения информации, формирования новых умений и компетенций.
2. Ускорение реакций на внешние изменения.
3. Повышение общего уровня компетентности как каждого сотрудника, так и компании в целом.
4. Рост эффективности благодаря ускорению процессов, развитию компетенций и внедрению инноваций.

Что включает процесс разработки системы управления знаниями

Компания приняла решение создать систему менеджмента знаний. С чего начать?

Этапы формирования комплекса управления информацией:

1. Проведение подготовительной работы: презентация целей будущей работы, выявление ключевых сотрудников-экспертов, беседы с руководителями.
2. Оценка уже имеющихся источников информации
3. Формирование общей стратегии управления (объекты, задачи, стимулы).
4. Поиск, подбор наиболее подходящего ИТ-продукта для организации управления.
5. Реализация проекта.

Сотрудники остаются основными источниками неформализованной, иногда уникальной и ценной информации. Перевод неявных знаний в формализованные сведения — очень сложный процесс. Требуется высокая корпоративная культура знаний, пропагандирующая свободный обмен между работниками.

Наиболее квалифицированным сотрудникам необходимо присвоить статус эксперта, внедрить для них новые системы мотивации. Это должно стимулировать людей делиться накопленным опытом, совершенствовать свои компетенции.

Инструменты, подталкивающие к обмену опытом:

• публикация предложений внутри компании – банк идей;
• создание внутрикорпоративного форума или блога для общения профессионалов;
• формирование проектных групп, которые в ходе выполнения работ будут обмениваться опытом;
• внедрение сетевого сервиса для экспертного сообщества компании;
• привлечение внешних экспертов.

Корпоративная культура организации как система специфических знаний позволяет упорядочить взаимоотношения с внешними пользователями, общение между сотрудниками, выявить нелояльных членов трудового коллектива.

Инструменты управления знаниями

На практике используется корпоративный портал знаний в составе сайта компании. В него включают ссылки на локальную базу документов, учетные программы и нормативно-правовые базы для скачивания, средства личного общения (мессенджеры), средства согласования договоров и подачи заявок, онлайн-библиотеки. Здесь есть информация о структуре компании, списке сотрудников, их должности вместе с контактными данными. На портале публикуют новости о жизни компании, ее стратегических целях. В результате происходит упорядоченное накопление сведений с предоставлением доступа к ним всем сотрудникам.

Корпоративные системы управления знаниями: ИТ-решения

• Google Drive и One Drive от Майкрософт — облачные хранилища, где сотрудники могут обмениваться файлами, совместно вести в них работу.
• Платформа Битрикс24. Позволяет организовать полноценный корпоративный портал, автоматизировать систему сбора данных, их публикацию, проводить обучение работников.
• WikiWorks – система организации обучения и тестирования, как пример корпоративной базы знаний для предприятия.
• Naumen KMS – специализированная система управления контентом.

Список ИТ-инструментов постоянно расширяется, появляются новые решения.

Кто должен отвечать за управление знаниями

Ответ на вопрос, кому поручить организацию системы управления знаниями неоднозначен. В структуре крупной компании создается отдельное подразделение, назначается руководитель. Он тесно взаимодействует с директором по персоналу, начальником ИТ-службы и другими менеджерами.

Руководитель данного подразделения должен:

• обладать практическими навыками управления проектами;
• уметь анализировать данные, находить связи в разрозненной информации;
• иметь подготовку области IT-технологий, управлении персоналом;
• проявлять гибкость во взаимоотношениях и открытость;
• уметь доносить нужную информацию.

В небольших компаниях подобная функция ложится на плечи HR и ИТ-отделов. Иногда нанимают одного менеджера, который контролирует работу системы.

Как оценить внедренную систему управления

Компании придется самостоятельно определить индикаторы успешности внедрения механизмов управления знаниями.

Критерии оценки:

• статистика использования ИТ-ресурсов для доступа к информации;
• уровень расходов на приобретение необходимого программного обеспечения;
• изменение времени поиска нужных сведений до и после внедрения;
• оптимизация расходов от устранения дублирования функций;
• количество новых идей, предложений и технологий после внедрения.

Перечень не исчерпывающий. Он задает ориентиры в оценке эффективности от внедрения системы управления.

Выводы

Информация и компетенции — это основа развития любой компании, залог ее конкурентоспособности. Сегодня без систематизации накопленного опыта и данных бизнесу масштабироваться крайне сложно. Однако трудность представляет не только поиск и внедрение автоматизированной платформ по управлению корпоративными знаниями, но также формирование у сотрудников культуры их использования. Поэтому предприятию необходимо разрабатывать программы стимулирования персонала к обмену опытом, пополнению базы данных и применению содержащихся в ней сведений.