Как повысить эффективность работников [8 продуктивных способов]

Эффективность vs результативность

Значения данных понятий иногда ошибочно приравнивают. Чтобы не было путаницы, для начала следует разобраться в терминологии. Результативность – это то, насколько хорошо человек достигает результатов. Эффективность – то, насколько оптимально работник что-то делает с точки зрения временных и финансовых затрат. Когда владельцы бизнеса спрашивают о том, как повысить эффективность работы своих сотрудников, они подразумевают:

• качественное выполнение задач;
• достижение результата в кратчайшие сроки;
• без перерасхода ресурсов.

Есть еще одно близкое понятие – «вовлеченность». Оно означает физическое, эмоциональное и интеллектуальное состояние, которое мотивирует работников выполнять свои обязанности как можно лучше. Это личная заинтересованность человека в решении поставленных задач. Именно вовлеченность влияет на то, с какой эффективностью работает сотрудник, каких результатов он достигает.

Чтобы понять, как повысить эффективность сотрудников, сначала необходимо определить причины низкой результативности и продуктивности. В числе основных:

1. Отсутствие четких целей, KPI.
2. Неоправданные ожидания.
3. Слабый или, наоборот, чрезмерный контроль со стороны руководства.
4. Низкая мотивация персонала.
5. Отсутствие системы обучения в компании.
6. Негативная корпоративная среда.

Зачем нужно оценивать эффективность персонала

Грамотная оценка эффективности сотрудников позволяет бизнесу понять, каким потенциалом обладают работники, и на этой основе выстраивать стратегию развития компании. Она имеет несколько целевых направлений:

Существуют разные методы оценки эффективности персонала. К наиболее распространенным относятся: аттестация, оценка 360 градусов, Performance Management, наблюдение, деловые игры, решение кейсов, проведение интервью, оценка приглашенными экспертами.

Тестирование – еще один метод, который позволяет объективно оценить уровень знаний и навыков персонала, определить потенциал развития, мотивацию людей  к труду, продуктивность, вовлеченность и другие параметры, важные для бизнеса. Тесты для оценки персонала можно проводить как непосредственно в офисе, так и дистанционно с помощью специализированных онлайн-платформ.

Пример числового теста

Попробуйте один из наших тестов на числовое мышление

Пройти тест

Современные методы повышения эффективности персонала

Еще лет 15-20 назад кадровая служба занималась преимущественно документооборотом. Сегодня  функций у HR подразделения в компании гораздо больше. Это определение политики управления персоналом, продвижение бренда, формирование корпоративной культуры и много других важных для бизнеса направлений. Одна из приоритетных задач – регулярно проводить оценку эффективности персонала и повышать производительность труда.

Автоматизация второстепенных и рутинных процессов

В течение рабочего дня сотрудники выполняют как основную работу, которая непосредственно влияет на их KPI, так и поддерживающие операции: готовятся к встречам, обзванивают клиентов, переписываются с коллегами. Именно эти второстепенные процессы и следует автоматизировать.

Внедрение «умных» технологий дает возможность сотрудникам заниматься более сложными задачами и положительно влияет на эффективность коллектива в целом. Минус только один – высокая стоимость покупки и дальнейшей поддержки большинства инновационных решений. Надо тщательно подходить вопросу автоматизации, регулярно мониторить рынок. С каждым годом появляется все больше вариантов, доступных для малого и среднего бизнеса.

Дополнительная мотивация

В зависимости от того, на каком этапе развития находится компания, выбирается стратегия по управлению персоналом. Иными словами составляется план организации деятельности сотрудников для достижения целей предприятия.

Если эффективность «проседает», надо проанализировать ситуацию. Возможно, пора внести изменения в мотивационную систему персонала. Допустим, предоставлять сотрудникам ощутимый материальный бонус по итогам месяца или квартала, либо нематериальный – в виде звания «Лучший работник недели».

«Четко отслеживайте обратную связь, проводите грамотные внутренние исследования, да и просто наблюдайте за реакциями людей, чтобы мотивирование не привело сначала к пресыщению, а потом и к отторжению…» (из книги «Ловушки управления: как повысить результативность сотрудников» Светланы Ивановой).

Внедрение CRM-систем

Программные системы помогут понять, насколько эффективно персонал расходует свое время, и грамотно распределять задачи в команде. Кроме того, специалисты будут более дисциплинированно подходить к выполнению должностных обязанностей, зная, что за ними наблюдают. Это универсальный метод, так как он подходит для дистанционных, выездных и офисных работников.

Еще одно преимущество CRM-систем – возможность интеграции с другими технологиями и ПО. К примеру, для автоматизации труда сотрудников колл-центров используются программы на базе IP-телефонии. При их интеграции с CRM на мониторе оператора отображается каждое взаимодействие с клиентом. Быстрый доступ к ранее оказанным и новым услугам позволяет увеличивать продажи,  а также  поднимать уровень лояльности потребителей.

Продуктивная обратная связь

По данным компании Officevibe, 32% работников вынуждены ждать фидбэк от руководства больше 3 месяцев. Это, в свою очередь, негативно отражается на эффективности персонала. Менеджерам высшего и среднего звена стоит чаще прислушиваться к мнению сотрудников, устраивать собрания, обсуждать насущные вопросы. Иногда люди сами говорят о том, что им мешает работать.

Грамотный отбор кандидатов

Удивительно, но даже один человек может отрицательно влиять на эффективность команды. Когда в коллективе возникают конфликты и недопонимания, работать становиться сложно. Поэтому необходимо тщательно подходить к отбору кандидатов. Формировать команду надо с учетом ценностей и установок, принятых в компании.

Пример числового теста

Попробуйте один из наших тестов на числовое мышление

Пройти тест

Изменения в графике работы

Переход на новый режим рабочего времени также способен повысить плодотворность сотрудников. Ученые выяснили, когда человек самостоятельно распределяет нагрузку, его кпд существенно возрастает.

Какие режимы работы положительно влияют на эффективность персонала:

1. Гибкий – распорядок рабочего дня определяется с сотрудником индивидуально.
2. Гибридный – специалисту предоставляется возможность работать как в офисе, так и дистанционно.
3. Удаленный – работа полностью ведется из дома.

После пандемии все больше организаций стали переходить на смешанный (гибридный) режим работы. В некоторых компаниях часть персонала после локдауна осталась работать из дома на постоянной основе. Конечно, все зависит от специфики деятельности предприятия. Если специалистов, принимающих непосредственное участие в производстве продукции, физически перевести на удаленку невозможно, то ряд сотрудников – вполне реально. Например, юрист, бухгалтер, менеджер по работе с клиентами, рекрутер, маркетолог могут без проблем работать дистанционно. Задача руководства – четко сформулировать для каждого сотрудника цели и критерии качества работы.

Потребность в гибком режиме рабочего времени возникает, если того требуют обстоятельства, и может касаться как каждого сотрудников отдельно, так и коллектив в целом. Например, для кассиров в магазинах, как правило, устанавливается пятидневная рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику. Здесь важно, чтобы все моменты (начало и окончание работы, обеденный перерыв и т.д.) были задокументированы.

Повышение профессионализма сотрудников

Концепция Life Long Learning подразумевает обучение в течение всей жизни. Компаниям, которые не работают в данном направлении, сложно занять лидирующие позиции на рынке.

К методам повышения профессионализма персонала относятся:

1. Организация наставничества.
2. Обучение внутри или вне компании.
3. Коучинг.
4. Посещение сотрудниками семинаров, мастер-классов, конференций.
5. Case-study – моделирование рабочих ситуаций.
6. Создание корпоративной библиотеки электронных или бумажных книг.
7. Тестирование сотрудников с целью развития их способностей.

Пример числового теста

Попробуйте один из наших тестов на числовое мышление

Пройти тест

Создание комфортной атмосферы

Сделать пребывание сотрудников в офисе комфортным можно двумя способами. Первый – грамотно организовать рабочее пространство и место отдыха. Второй – создать в коллективе благоприятный психологический климат. Идеально, когда есть и то, и другое.

На работе люди проводят большую часть времени. Постоянно работать на максимуме невозможно. Поднять эффективность персонала можно посредством нехитрых приемов. Например, «закрыть глаза» на то, что сотрудник 10 минут «посидел» в интернете или поговорил по телефону.

Штрафные санкции

Многие прогрессивные компании отказались от системы штрафов, однако в некоторых случаях применение данного метода оправдано. В основном это касается промышленных предприятий, где работа одного участка сильно зависит от работы другого. И, если где-то сотрудник допустит брак, то смежный участок будет простаивать.

Как повысить эффективность команды: чек-лист для HR и руководителя

1. Тщательно походить к процессу отбора кандидатов, проводить тестирование.
2. Предоставлять сотрудникам свободу действий, поощрять инициативу.
3. Избегать микроменеджмента: ставить задачи и контролировать не процесс, а факт их выполнения.
4. Наладить обратную связь с сотрудниками.
5. Пересмотреть принятую в компании систему мотивации персонала.
6. Автоматизировать рутинные процессы.
7. Изменить режим работы.
8. Создать комфортные условия труда.
9. Повышать профессионализм работников.
10. Регулярно проводить оценку знаний и компетенций.