Что такое система ATS, и как с ее помощью управлять кандидатами

Для чего нужна ATS

Основное назначение ATS — формирование в компании единой базы соискателей. Рекрутер отслеживает в системе статусы и историю по каждому кандидату, а также группирует данные по нужному признаку — за счет этого повышается эффективность работы HR-департамента. Функционал некоторых ATS позволяет настроить автоматизированную фильтрацию резюме, и тем самым «отсеивать» неподходящих претендентов на вакансию без участия специалистов.

ATS (от англ. Applicant tracking system) — это системы отслеживания кандидатов, с помощью которых можно управлять процессом отбора и найма персонала в автоматическом режиме.

ATS собирает данные кандидатов с официальных сайтов компании, джоб-бордов вроде hh.ru, профессиональных порталов и даже из соцсетей. У современных систем реализована возможность интеграции с основными сайтами по поиску работы для сохранения данных о кандидатах, размещения вакансий и сбора откликов.

Некоторые компании расширяют функции ATS и включают туда модуль, позволяющий оптимизировать адаптационные программы для новых сотрудников. Также можно создать карьерный портал компании или сделать интеграцию с уже существующим ресурсом. Версии ATS для кадровых агентств снабжены встроенной CRM-системой — это существенно облегчает жизнь рекрутеру. Специалист, работая в одной программе, может одновременно отслеживать и заявки на вакансию, и кандидатов, которые уже прошли первичный отбор.

Избавьтесь от рутины с TestWork

Тестируйте кандидатов онлайн по валидным методикам

Начать

Когда стоит автоматизировать процесс рекрутинга

В небольших компаниях, где появление вакансий — редкое явление, ручная выборка, анализ резюме и взаимодействие с соискателями не требуют значительных трудозатрат. Но если процесс подбора на предприятии происходит непрерывно и в больших объёмах, стоит задуматься о том, чтобы сделать его эффективнее.

Как понять, что пора внедрять систему анализа резюме — ATS:

• много времени уходит на рутину (изучение анкет кандидатов, подготовку аналитики и отчетов);
• подбором занимается недостаточно опытный сотрудник (он не видит всех этапов);
• подбором занимаются сразу несколько специалистов (из-за отсутствия единой базы кандидатов возникают пересечения).

Анализ резюме системой управления кандидатами позволяет сделать процесс прозрачным, структурированным, адаптированным под критерии конкретной компании. Гибкость к потребностям бизнеса достигается через формат.

Есть разные версии ATS:

• облачные;
• бесплатные с открытым кодом;
• версии на выделенном сервере поставщика ПО.

Инструменты и возможности систем ATS

Прежде чем принять решение в пользу того или иного программного обеспечения, ответьте на вопрос: «Какую проблему мы хотим решить?» От того, какие функции ATS вам нужны, будет зависеть ее наполнение, а, значит, и стоимость. Ниже рассмотрим инструменты, которые может включать в себя система.

Сбор и хранение информации по кандидатам. Базовый функционал любой ATS. Именно данный блок дает информацию для аналитики и воронок подбора. Здесь ведется история взаимодействия с соискателями, отслеживается статус работы с ними, при этом повторные обращения исключаются автоматически.

Парсинг резюме. Иными словами, это структурирование данных, получаемых из разных форматов резюме и сведение их в единый вид. Парсинг можно настроить по желаемым критериям — так проще работать с документом и находить в нем нужную информацию по претенденту.

Создание и согласование заявок на подбор. С одной стороны, это сильно упрощает жизнь HR-менеджерам, с другой — вовлекает в процесс работы над заявкой и критериями поиска смежные службы. Если ATS интегрировать с внутренней учетной системой, например 1С, то в форму заявки могут автоматически попадать корректные названия должностей, показатели заработной платы, график работы, социальный пакет. Обычно получение такой информации сопряжено с длительным процессом выяснения деталей у заказчика вакансии.

Публикация вакансии на джоб-сайтах, карьерных порталах, в пабликах и соцсетях. И здесь снова про временной ресурс. Как правило, размещение объявлений о поиске сотрудников лежит на плечах рекрутеров. Чем больше охват источников — тем более рутинной становится эта операция. ATS система позволяет настроить публикацию в несколько кликов, исключить потерю информации, выдержать корпоративный стандарт бренда.

Работа с откликами кандидатов. Это похоже на личный кабинет менеджера по подбору на HeadHunter, но прелесть в том, что отклики поступают из всех источников, где вышла вакансия. Получается принцип «одного окна». Представьте, насколько удобно сотруднику не перескакивать между сайтами, а работать в одной программе. Анализ данных резюме на одинаковую позицию можно проводить по заданным критериям, а этапы отбора отображать для смежных служб.

Формирование аналитических отчетов. Есть здесь определенные нюансы: когда у компании появляется возможность получать отчеты ­— велик соблазн иметь все и еще доплатить разработчику, чтобы тот сделал пару дополнительных. Важно остановиться и задаться вопросом, какие из отчетов вам реально нужны для принятия решений и работы с данными.

Еще один неочевидный, но значимый «эффект» ATS системы — мотивация кандидатов на контакт с потенциальным работодателем. Например, когда для взаимодействия с соискателями и помощи им в заполнении заявок создаются чат-боты, удержание кандидатов реализуется через функцию информирования о статусе, а работа команды по выбору претендента — через закрытое обсуждение итогов оценки или интервью.

Системы отличаются интерфейсом, стоимостью, наполнением, возможностью интеграции с другими программами и платформами. Только четко поставленные задачи позволят выбрать ATS, которая идеально впишется в бизнес-процессы компании и станет незаменимой помощницей в поиске персонала.

Стоит ли доверять анализ резюме системам ATS

ATS система для HR способна взять на себя самую затратную по времени процедуру — первичный сбор и анализ откликов кандидатов. Однако здесь есть свои подводные камни. Исследования показали, что ATS может отклонить до 75% анкет квалифицированных соискателей.

Есть и еще одна проблема — совместимость формата резюме с программным обеспечением ATS. Система хорошо считывает файлы, сохраненные в doc, docx и pdf. Хуже обстоят дела с png, jpeg и jpg — «картинку» ATS распознавать не умеет. То есть при отборе заявок таким методом многое зависит от того, включил ли кандидат в резюме ключевые слова и в каком формате он сохранил файл. Чтобы минимизировать риск «отсева» соискателей с релевантными навыками и опытом, лучше заранее обозначить в вакансии, по каким критериям будет вестись отбор. Дальше уже всё будет зависеть от внимательности претендентов.

Подведем итоги

Сегодня способность быстро находить и удерживать квалифицированные кадры — это не просто бизнес-компетенция, а секрет выживания компании. ATS системы позволяют автоматизировать сбор откликов с джоб-сайтов, вести переписку в мессенджерах, проводить адаптацию кандидатов, а при наличии других задач к ним можно легко подключить дополнительные опции.

Мы живем в мире возможностей. Так почему бы не передать часть рутинных операций «умной» программе и сконцентрироваться на более важных вопросах?