Как разработать план внутренних коммуникаций [Примеры]

Построение схемы внутренних коммуникаций

Дорожная карта разрабатывается на базе организационной структуры компании. Только так можно исключить формирование «глухих зон», куда не поступает информация. Процесс создания документа состоит из 7 этапов. Ниже рассмотрим их подробнее.

Этап 1. Отражение отделов предприятия, ключевых каналов связи и основных «транспортных» узлов, во главе которых стоят лица, ответственные за донесение данных.

Примерная схема внутренней коммуникации организации:

Этап 2. Диагностика текущего состояния внутрикома. Аудит необходим для оценки успешности сложившихся контактов, сильных и слабых сторон системы, планирования коррективов. Самый простой способ выявить эти моменты — провести опрос среди сотрудников.

Полученные результаты используются для контроля эффективности действующей структуры и изменений, удовлетворенности сотрудников качеством доставки информации.

Пример диагностической карты:

Для получения достоверных данных рекомендуем проводить анонимные опросы. Чтобы контролировать эффективность отдельных элементов внутрикома, лучше подписать анкеты индивидуально для каждого отдела: «Бухгалтерия», «Маркетологи» и так далее.

Чтобы детально отслеживать результаты изменений, вся аналитика собирается в сумме и отдельно по столбцам (источникам).

Держите руку на пульсе

Оценивайте персонал по проверенным методикам

Начать работу

Этап 3. Аудит обратной связи. При построении коммуникаций нужно учитывать не только односторонние контакты в направлении «сверху вниз», но и возможность управленцев получать информацию от подчиненных о состоянии дел на предприятии и проблемах.

Для объективной оценки коммуникаторы проводят интервью с начальством. Примерные вопросы, которые могут быть заданы руководству:

• Как скоро и кто сообщает вам о трудностях при реализации проектов?
• Хотели бы вы что-то изменить в сложившейся системе?
• Есть ли у вас предложения по улучшению структуры взаимодействия с персоналом?

Этап 4. Опрос руководства о бизнес-целях компании. Его проводят специалисты внутрикома. Полученная информация пригодится при разработке плана коммуникаций, подборе тем для статей и других видов контента.

Этап 5. Доработка схемы по результатам аудита. На этой ступени сначала уточняются или назначаются сотрудники, которые будут отвечать за обмен информацией. Затем — намечаются новые, а также прочерчиваются элементы внутрикома.

Красным цветом на карте отмечаются коммуникационные каналы, требующие проработки. Возможно, связь односторонняя, вместо двусторонней, или она совсем отсутствует, — всё это отражается на схеме.

Этап 6. Определение способов и средств доставки информации. При выборе методов и технологий учитываются пожелания и особенности целевой аудитории. Не все сотрудники «дружат» с цифровыми приложениями. Есть люди, которые предпочитают, например, печатные издания. На это нужно обращать внимание.

К основным средствам доставки данных можно отнести бумажные бланки, электронные сообщения, статьи, видеоролики, онлайн-письма, аудиофайлы, разговоры, онлайн-справочники.

Этап 7. Нанесение средств и способов обмена информации на схему. Визуализированная структура помогает увидеть картину целиком и впоследствии контролировать детали.

Разработка плана внутренних коммуникаций

План развития внутренних коммуникаций составляется в свободной форме. Для ее подготовки и суммирования результатов проведенной диагностики удобно использовать Excel. Рассмотрим блоки, которые обычно включаются в документ.

Цели

Для разработки плана нужно выбрать точные и измеримые цели:

• создание единого информационного пространства;
• донесение корпоративной культуры;
• повышение лояльности и вовлеченности персонала;
• регулярная доставка рабочих инструкций, поручений;
• повышение информированности кадров;
• сокращение типовых запросов на горячую линию.

Задачи

Далее определяются задачи, которые позволят реализовать намеченные цели. Например, развитие сайта, проведение мероприятий, создание и ведение группы в мессенджере.

Ответственные лица

Для каждого проекта назначаются ответственные лица. Они проходят инструктаж по направлениям:

• цели коммуникаторов;
• корпоративная культура;
• стратегия коммуникации;
• стиль подачи информации для разной аудитории;
• особенности внутреннего бренда.

Метрики

При планировании коммуникаций для каждой задачи должны быть определены метрики. Они необходимы для контроля эффективности внутрикома. Для формирования целостной картины происходящего достаточно выбрать 3-5 параметров оценки по каждому пункту.

Инструменты

В плане также должны быть отражены инструменты для реализации задач и проведения аудита. Например, для контроля трафика портала может предусматриваться использование Яндекс.Метрики, а для измерения эффективности мероприятий — опросы по 5-балльной шкале и тестовые системы.

Сроки и расписание

Ограничения по времени задаются для задач с конечным сроком реализации, а расписание разрабатывается для долгосрочных проектов.

Пример плана внутренних коммуникаций:

В верхней части плана располагаются самые важные и срочные задачи. Это позволяет держать их в центре внимания.

Для контроля дат используются цифровые календари. Ревизия проектов проводится через 6-12 месяцев. По готовому документу ответственные лица разрабатывают контент-план с темами публикаций. Время размещения материалов может меняться в зависимости от активности пользователей на каналах.

Подведем итоги

Организованные внутренние коммуникации нужны для улучшения операционных процессов, повышения лояльности и вовлеченности персонала. Благодаря системному подходу, кадры будут получать информацию своевременно, без искажений и ошибок в понимании контекста. Внутриком в умелых руках — полезный инструмент для сбора обратной связи, идей и контроля проблем.